Pravila o načinu dela ocenjevalnih skupin za izvedbo pilotne zunanje institucionalne evalvacije prejemnikov stabilnega financiranja znanstvenoraziskovalne dejavnosti
Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ARIS) na podlagi 23. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 48/23 in 70/25) sprejema
Pravila o načinu dela ocenjevalnih skupin za izvedbo pilotne zunanje institucionalne evalvacije prejemnikov stabilnega financiranja znanstvenoraziskovalne dejavnosti
1. člen
(vsebina pravil)
S temi pravili se ureja organizacija in način dela ocenjevalnih skupin, ki v skladu s 47. členom Splošnega akta o stabilnem financiranju znanstvenoraziskovalne dejavnosti (Uradni list RS, št. 881/26; v nadaljnjem besedilu: splošni akt) izvajajo pilotno zunanjo institucionalno evalvacijo (v nadaljnjem besedilu: evalvacija) prejemnikov stabilnega financiranja znanstvenoraziskovalne dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: raziskovalne organizacije).
2. člen
(imenovanje in razrešitev člana ocenjevalne skupine)
(1) Člane ocenjevalne skupine s sklepom imenuje direktor ARIS, ki izmed članov določi tudi predsednika ocenjevalne skupine. Vsi člani ocenjevalne skupine morajo imeti doktorat znanosti, vodstveno izkušnjo ali znanje s področja upravljanja raziskovalnih organizacij.
(2) Predsednik ima lahko tudi namestnika, ki ga imenuje izmed članov ocenjevalne skupine. Namestnik v izjemnih in utemeljenih primerih nadomešča predsednika pri opravljanju njegovih nalog.
(3) Mandat ocenjevalne skupine traja do zaključka evalvacije raziskovalnih organizacij in se določi v sklepu o imenovanju. Evalvacija se zaključi z oddajo in potrditvijo končnega poročila o evalvaciji (v nadaljnjem besedilu: ocenjevalno poročilo) ter zaključkom vseh povezanih postopkov.
(4) Član ocenjevalne skupine je lahko predčasno razrešen, če:
- to sam zahteva;
- se ugotovi obstoj nasprotja interesov;
- pri svojem delu ne ravna po splošnih aktih ARIS ali ne izvaja nalog, določenih v avtorski pogodbi in teh pravilih;
- se med evalvacijo ugotovi, da izbira člana ocenjevalne skupine glede na predmet ocenjevanja ni bila ustrezna.
(5) Sklep o razrešitvi člana ocenjevalne skupine sprejme direktor ARIS, ki se odloči, ali bo imenoval novega člana ali pa bo prerazporedil naloge razrešenega člana med ostale člane ocenjevalne skupine. Ob tem upošteva, da mora imeti ocenjevalna skupina najmanj pet članov. Če je razrešen predsednik ocenjevalne skupine, direktor ARIS izmed članov določi novega predsednika ocenjevalne skupine. Sklep o imenovanju novega člana ocenjevalne skupine oziroma novega predsednika ocenjevalne skupine ali sklep o prerazporeditvi nalog razrešenega člana med ostale člane ocenjevalne skupine, direktor ARIS sprejme hkrati s sklepom o razrešitvi.
3. člen
(naloge ocenjevalne skupine)
Ocenjevalna skupina opravi strokovno presojo izvajanja stabilnega financiranja znanstvenoraziskovalne dejavnosti pri raziskovalni organizaciji na podlagi poročila raziskovalne organizacije o institucionalni samoevalvaciji in pregleda pri raziskovalni organizaciji ter oblikuje končno ocenjevalno poročilo. Naloge ocenjevalne skupine po fazah evalvacije vključujejo zlasti:
1. Začetna faza:
- udeležba na usposabljanju članov ocenjevalne skupine;
- prejem in pregled poročil o institucionalni samoevalvaciji;
- razdelitev nalog med člani;
- sestava in uskladitev seznama ključnih tem, vprašanj, ogledov raziskovalne opreme in infrastrukture v okviru pregleda pri raziskovalni organizaciji;
- razdelitev na podskupine za izvedbo pregleda pri raziskovalni organizaciji, pri čemer morata vsako podskupino sestavljati najmanj dva člana, ki skupaj opravita pregled.
2. Faza pregleda pri raziskovalni organizaciji:
- uvodni sestanek z vodstvom raziskovalne organizacije;
- tematske razprave z izbranimi raziskovalci in drugimi relevantnimi deležniki (npr. vodje raziskovalnih programov, člani programskih skupin, raziskovalci I. in II. karierne stopnje, predstavniki podpornih in administrativnih služb ipd.);
- ogled raziskovalne organizacije s poudarkom na pregledu raziskovalne opreme in druge infrastrukture.
3. Zaključna faza:
- pripravo, usklajevanje in oddajo osnutka ocenjevalnega poročila (oblikovanje opisnih ocen in priporočil po posameznih kazalnikih) – osnutek pripravi tista podskupina, ki je izvedla pregled pri določeni raziskovalni organizaciji, o pridobljenih informacijah, opažanjih in ugotovitvah poroča celotni ocenjevalni skupini, ki lahko predlaga dopolnitve osnutka;
- morebitno dopolnitev osnutka ocenjevalnega poročila glede na opozorila in pripombe uradne osebe ARIS in zunanjega strokovnjaka za ocenjevanje znanstvenoraziskovalnega dela na morebitna administrativna in postopkovna odstopanja ali nedoslednosti pri obravnavi kriterijev, kazalnikov in meril;
- obravnavo odzivnega poročila raziskovalne organizacije in dopolnitev osnutka ocenjevalnega poročila z odgovorom na bistvene pripombe raziskovalne organizacije;
- določitev številčnih ocen po posameznih kazalnikih;
- pripravo in oddajo osnutka končnega ocenjevalnega poročila;
- morebitno dopolnitev osnutka končnega ocenjevalnega poročila glede na opozorila in pripombe uradne osebe ARIS in zunanjega strokovnjaka za ocenjevanje znanstvenoraziskovalnega dela na morebitna administrativna in postopkovna odstopanja ali nedoslednosti pri obravnavi kriterijev, kazalnikov in meril;
- oddajo končnega ocenjevalnega poročila, ki ga podpišejo vsi člani ocenjevalne skupine, razen če to ni mogoče zaradi izjemnih in utemeljenih razlogov.
4. člen
(naloge predsednika ocenjevalne skupine)
Predsednik ocenjevalne skupine vodi in usmerja delo ocenjevalne skupine ter skrbi za učinkovit in usklajen potek evalvacije. Njegove naloge poleg nalog, ki jih ima kot član ocenjevalne skupine, vključujejo zlasti:
- vodenje in koordinacijo dela ocenjevalne skupine;
- sklicevanje in vodenje zasedanj ocenjevalne skupine;
- podrobnejšo določitev metode dela glede na specifične potrebe konkretne aktivnosti in naloge v sodelovanju z uradno osebo ARIS;
- udeležbo na uvodnem sestanku predsednikov vseh ocenjevalnih skupin, kjer so v vlogi svetovalcev prisotni tudi strokovnjaki s področij, pomembnih za evalvacijo;
- skrb za izvršitev vseh nalog ocenjevalne skupine;
- skrb za uresničevanje nalog in izročanje izdelkov ocenjevalne skupine v predpisanih rokih;
- zagotavljanje obravnave odzivnega poročila in priprave odgovorov na bistvene pripombe raziskovalne organizacije;
- usklajevanje priprave osnutkov in končnih ocenjevalnih poročil;
- zagotavljanje konsistentnosti ocen in enotne interpretacije kriterijev, kazalnikov in meril;
- oddajo ocenjevalnih poročil;
- redno komunikacijo z ARIS glede organizacijskih, vsebinskih in postopkovnih vprašanj.
5. člen
(način odločanja)
(1) Ocenjevalna skupina je sklepčna, če je na zasedanju skupine navzočih 2/3 članov. Za navzočnost na zasedanju ocenjevalne skupine se poleg osebne navzočnosti šteje tudi navzočnost preko komunikacijske povezave na način, ki omogoča ugotovitev identitete člana.
(2) Sklepčnost ocenjevalne skupine ugotovi predsednik ocenjevalne skupine.
(3) Ocenjevalna skupina odločitve sprejema s soglasjem, kadar soglasja tudi po dodatni razpravi ni mogoče doseči, pa z absolutno večino. Član, ki je glasoval v nasprotju z večinsko odločitvijo, lahko na lastno zahtevo pisno pojasni razloge za svojo odločitev.
(4) Če ocenjevalna skupina ni sklepčna, se zasedanje skupine ne začne in ga je potrebno ponovno sklicati.
6. člen
(izogibanje nasprotju interesov, zagotavljanje integritete in nepristranskost)
(1) Ocenjevalna skupina pri svojem delu upošteva načela neodvisnosti, nepristranskosti, strokovnosti, transparentnosti, zaupnosti in enakopravne obravnave vseh raziskovalnih organizacij. Člani ocenjevalne skupine so se dolžni izogibati dejanskemu ali možnemu nasprotju interesov v skladu z zakonom, ki ureja preprečevanje in odpravljanje nasprotja interesov.
(2) Vsa komunikacija med ocenjevalno skupino in raziskovalno organizacijo poteka izključno preko ARIS. Člani ocenjevalne skupine se morajo vzdržati oziroma se izogibati kakršnimkoli ravnanjem, ki bi lahko vplivala ali ustvarjala vtis vplivanja na potek ali izid evalvacije, vključno z neformalnimi stiki, pritiski, ponujenimi ugodnostmi ali darili. Vsak poskus vplivanja morajo člani ocenjevalne skupine nemudoma javiti ARIS.
(3) Člani ocenjevalne skupine so dolžni podpisati izjavo o konfliktu interesov, zaupnosti in zavezanosti odgovornemu ocenjevanju / Statement on Conflict of Interests, Confidentiality and Commitment to Responsible Assessment (v nadaljnjem besedilu: izjava). Če se okoliščine člana ocenjevalne skupine, ki vplivajo na njegovo izjavo, po podpisu izjave spremenijo, je član ocenjevalne skupine dolžan posodobiti svojo izjavo in jo poslati ARIS v najkrajšem možnem času od spremembe okoliščin.
7. člen
(roki za izvedbo nalog)
Ocenjevalna skupina izvede naloge iz 3. člena teh pravil v rokih, ki jih določi ARIS.
8. člen
(administrativna in strokovna podpora)
(1) ARIS ima osrednjo koordinacijsko in podporno vlogo pri evalvaciji. Zagotavlja administrativno podporo in skrbi za logistično organizacijo pregleda pri raziskovalni organizaciji, vključno z usklajevanjem terminov, organizacijo prevozov in prenočitev za člane ocenjevalne skupine, sodelovanjem pri pripravi programa pregleda pri raziskovalni organizaciji ter komunikacijo med ocenjevalno skupino in raziskovalno organizacijo. ARIS je edina kontaktna točka za izmenjavo informacij med ocenjevalnimi skupinami in raziskovalnimi organizacijami ter posreduje vsa vprašanja, gradiva in pojasnila. Po potrebi nudi tehnično podporo, zlasti pri uporabi digitalnih orodij in platform, ki se uporabljajo pri evalvaciji. Prav tako je odgovorna za varno hrambo, upravljanje in arhiviranje celotne dokumentacije, povezane z evalvacijo.
(2) Pri pregledu osnutkov ocenjevalnih poročil sodelujeta tudi uradna oseba ARIS in zunanji strokovnjak za ocenjevanje znanstvenoraziskovalnega dela. Njuna vloga je, da predsednika ocenjevalne skupine opozorita na morebitna administrativna ali postopkovna odstopanja, neskladja med opisnimi in številčnimi ocenami ter druge zaznane nedoslednosti pri obravnavi kriterijev, kazalnikov in meril.
9. člen
(končna določba)
Ta pravila začnejo veljati naslednji dan po objavi na spletni strani ARIS.
Tjaša Dobnik,
direktorica
Številka: 6312-3/2026-8
Datum: 22. 6. 2026