Pravila o izvajanju spremljanja porabe sredstev in nadzora nad namensko porabo sredstev, ki jih Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije dodeljuje iz sredstev evropskega proračuna
Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije na podlagi 23. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 48/23 in 70/25) sprejema
Pravila o izvajanju spremljanja porabe sredstev in nadzora nad namensko porabo sredstev, ki jih Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije dodeljuje iz sredstev evropskega proračuna
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(predmet pravil)
Ta pravila urejajo način in postopek, po katerem Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: agencija) spremlja porabo sredstev in izvaja nadzor nad namensko porabo sredstev evropskega proračuna ter način zagotavljanja javnosti dela s področja nadzora nad namensko porabo sredstev evropskega proračuna, ki ga izvaja agencija.
2. člen
(uporaba pravil)
Ta pravila se uporabljajo v primerih izvajanja nadzora nad namensko porabo sredstev evropskega proračuna.
3. člen
(pomen izrazov)
Izrazi, uporabljeni v teh pravilih, pomenijo:
- spremljanje porabe sredstev je skupek aktivnosti, ki jih izvaja agencija z namenom, da pridobi informacijo s strani prejemnikov glede porabe sredstev;
- nadzor nad porabo sredstev (v nadaljnjem besedilu: nadzor) je skupek aktivnosti, ki jih izvaja agencija z namenom, da preveri pravilnost poročanja glede porabe sredstev pri prejemniku;
- ključna tveganja pomenijo obstoj tveganj, da nastane možnost obstoja velike finančne posledice ali škode;
- nenamenska poraba sredstev pomeni, da sredstva niso bila porabljena za dani namen, niso bila porabljena za upravičene stroške oziroma niso bila porabljena skladno z relevantnimi pravnimi podlagami;
- svetovanje prejemnikom so procesi, v katerih agencija prejemnikom zagotavlja informacije in jih izobražuje v zvezi z zahtevami zakonodaje ter iz nje izhajajočih postopkov za zagotovitev namenske porabe sredstev;
- upravljalna preverjanja po členu 74 Uredbe 2021/1060/EU so del notranjih kontrol, ki poleg postopkov preverjanj, vzpostavljenih za sredstva državnega proračuna (torej že obstoječih postopkov preverjanj, ki se izvajajo ne glede na vir financiranja) zajemajo tudi postopke, vzpostavljene posebej za evropska sredstva tako, da ustrezajo specifičnim zahtevam evropskih uredb. Upravljalna preverjanja zajemajo administrativno preverjanje in preverjanje na kraju samem;
- administrativno preverjanje pomeni preverjanje zahtevkov za izplačilo, ki jih predložijo upravičenci na predpisani način;
- preverjanje na kraju samem pomeni izvajanje pregledov operacij/projektov na kraju samem;
- dodatni pregledi operacij na terenu so pregledi operacij, ki so skladno s soglasjem organa upravljanja predmet vzorčnega pregleda po členu 74 Uredbe 2021/1060/EU ali operacij, pri katerih je potrebna dodatna podpora upravičencu;
- obisk na kraju samem pomeni pogovor z upravičencem na kraju samem in je namenjen nudenju podpore upravičencu glede ustreznosti izvedbe operacije ter reševanje morebitnih odprtih vprašanjih, težav in izzivov;
- specifična področja preverjanja predstavljajo specifična področja upravljalnih preverjanj. Nekatera od teh področij se lahko preverijo že v sami fazi izbora operacije oz. pred izdajo odločitve o podpori (npr. dvojno financiranje, državne pomoči, enake možnosti itd.);
- nepravilnost pomeni vsako kršitev prava, ki je posledica delovanja ali opustitve s strani gospodarskega subjekta, ki škoduje ali bi škodovala evropskemu proračunu zaradi neupravičenih izdatkov v breme tega proračuna;
- sum goljufije pomeni nepravilnost, zaradi katere se lahko sproži upravni in/ali sodni postopek na nacionalni ravni, da se ugotovi, ali je bilo dejanje namerno in zlasti ali je šlo za goljufijo, kakor je določena v točki (a) prvega odstavka 1. člena Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih Skupnosti. EU zagovarja stališče ničelne tolerance do goljufij, ki pomenijo najvišjo stopnjo nepravilnosti, ki jo je potrebno odpraviti z vračilom vseh dodeljenih sredstev;
- goljufija račun evropskih sredstev pomenijo vsako namerno ravnanje, katerega namen je zavajati organ upravljanja/posredniško telo/izvajalsko telo za pridobitev neupravičene koristi, izplačila ali sredstev iz evropskih virov. Gre za hujšo obliko nepravilnosti, ki ni rezultat napake, ampak namerno prirejanje informacij ali ravnanj z namenom finančne koristi;
- sistemska nepravilnost pomeni vsako nepravilnost, ki se lahko ponavlja in ima visoko verjetnost pojava v podobnih vrstah operacij ter je posledica resne pomanjkljivosti, vključno z neuspešno vzpostavitvijo ustreznih postopkov v skladu z Uredbo 2021/1060/EU in pravili za posamezne sklade. Sistemska nepravilnost je ponovljena ali neponovljena napaka, ki je posledica obstoja resnih pomanjkljivosti v sistemu upravljanja in nadzora. Sistemske pomanjkljivosti so slabosti v sistemih upravljanja in nadzora;
- posamezna nepravilnost je enkratna napaka, ki je neodvisna od drugih ugotovljenih napak ali pomanjkljivosti v sistemu;
- nepravilnosti, ki nimajo neposrednega finančnega učinka pomenijo pomanjkljivosti, kot so na primer pomanjkljiva revizijska sled, kršenje pravil glede zagotavljanje prepoznavnosti, preglednosti in komuniciranja, ni zagotovljeno ustrezno ločeno knjigovodstvo, neustrezno arhiviranje dokumentacije ipd.;
- nepravilnosti, ki imajo finančni učinek so nepravilnosti, pri katerih je finančni vpliv nepravilnosti vrednostno opredeljiv ali vrednostno neopredeljiv. Finančni vpliv nepravilnosti je količinsko natančno opredeljiv takrat, kadar je mogoče na podlagi obravnave posameznega primera izračunati točen znesek izdatka (npr. neupravičen izdatek – znana napaka). Vrednostno neopredeljiv vpliv pomeni, da zaradi narave nepravilnosti ali sistemske pomanjkljivosti ni mogoče natančno opredeliti finančnega vpliva (npr. v primeru nespoštovanja pravil javnega naročanja, v primeru stroškovne neučinkovitosti zaradi potrebnega obsežnega dodatnega preverjanja ipd.);
- finančni popravki so ukrepi, katerih namen je ponovna vzpostavitev stanja, ko so vsi prijavljeni izdatki za sofinanciranje skladni z veljavnimi pravili, pri čemer je treba zagotoviti spoštovanje načel enakega obravnavanja in sorazmernosti;
- nasprotje interesov so okoliščine v smislu Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije, v katerih zasebni interes uradne osebe ali osebe, ki jo subjekt javnega sektorja imenuje kot zunanjega člana komisije, sveta, delovnih skupin ali drugega primerljivega telesa, vpliva ali ustvarja videz, da vpliva na nepristransko in objektivno opravljanje njenih javnih nalog;
- OU pomeni organ upravljanja;
- PT pomeni posredniško telo;
- IT pomeni izvajalsko telo;
- EKP pomeni evropska kohezijska politika;
- PEKP pomeni program evropske kohezijske politike;
- ZZI pomeni zahtevek za izplačilo;
- upravičenec pomeni prejemnika sredstev na podlagi sklenjene pogodbe o sofinanciranju.
4. člen
(načelo sorazmernosti)
Pri izvajanju nadzora se smiselno upošteva načelo sorazmernosti, ki določa, da mora biti skupen strošek izvajanja upravljalnih preverjanj v sorazmerju s skupnimi koristmi, ki jih prinaša, pri čemer stroški preverjanj ne smejo presegati njihove koristi.
5. člen
(načelo enakih možnosti, nediskriminacije in dostopnost za invalide)
Pri koriščenju sredstev EKP morata biti zagotovljeni spoštovanje temeljnih pravic in skladnost z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah. Med pripravo, izvajanjem, spremljanjem, poročanjem in vrednotenjem programov mora biti zagotovljeno upoštevanje in spodbujanje enakosti moških in žensk, vključevanje načela enakosti spolov ter vključevanje vidika enakosti spolov. Sprejeti morajo biti ustrezni ukrepi, da bi preprečili diskriminacijo na podlagi spola, rase ali narodnosti, vere ali prepričanja, invalidnosti, starosti ali spolne usmerjenosti. Med celotno pripravo in izvajanjem programov se zlasti upošteva dostopnost za invalide.
Operacije morajo biti skladne s PEKP, evropsko in nacionalno zakonodajo s tega področja. Pomembno in potrebno je preverjati spoštovanje načela enakih možnosti v času izvajanja operacij. Med izvajanjem operacij je treba pozorno spremljati, ali so bile v praksi sprejete in izvedene ustrezne prilagoditve, ki omogočajo enak dostop vsem uporabnikom, vključno z osebami z različnimi oblikami invalidnosti. Vse ugotovitve o spoštovanju temeljnih pravic morajo biti ustrezno dokumentirane.
6. člen
(načela spremljanja porabe sredstev in nadzora nad namensko porabo sredstev)
Načela spremljanja porabe sredstev in nadzora nad namensko porabo sredstev so:
- celovito spremljanje namenske porabe sredstev,
- zagotovitev obvladovanja tveganj na področju namenske porabe sredstev,
- zagotovitev neodvisnosti pri nadzoru nad poročano porabo sredstev,
- transparentnost pri izvajanju preverjanja o poročanih sredstvih,
- strokovnost,
- javnost poročil agencije o spremljanju porabe sredstev in nadzoru nad namensko porabo sredstev,
- nadzor nad nadzorom.
7. člen
(načeli svetovanja prejemnikom)
Načeli svetovanja prejemnikom sta:
- celostno informiranje prejemnikov v zvezi z načrtovanimi postopki in spremembami,
- komunikacija in pojasnila prejemnikom glede izvedenih postopkov spremljanja porabe sredstev in nadzora nad namensko porabo sredstev.
8. člen
(načelo zagotavljanja javnosti dela)
Rezultati postopkov spremljanja in nadzora so javni. Agencija jih zagotavlja v obliki poročil o izvedenih postopkih spremljanja in nadzora ter o sprejetih ukrepih.
9. člen
(načelo nadzora nad nadzorom)
Nad dejavnostjo agencije na področju spremljanja in nadzora porabe sredstev se redno izvaja notranja revizija. Notranja revizija se opravi najmanj enkrat na tri leta.
10. člen
(varovanje poslovne skrivnosti)
Pri opravljanju nadzora se morajo pridobljene informacije, podatki in spoznanja trajno varovati kot poslovna skrivnost ter pri tem dosledno spoštovati načela o varovanju osebnih podatkov, kot so določena v Pravilih o postopkih in ukrepih za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov na Javni agenciji za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije.
11. člen
(varovanje zaupnosti)
Srednjeročne načrte, delne in celotne letne načrte za izvedbo nadzorov nad namensko porabo sredstev, osebne podatke, pridobljene s poizvedbami v nadzoru, osnutke in predloge poročil o nadzorih morajo javni uslužbenci agencije varovati in jih ne smejo razkrivati nikomur, razen javnim uslužbencem agencije, ki so udeleženi v postopku dela komisije in javnega naročanja oziroma skladno s presojo direktorja agencije.
Letni načrt za izvedbo nadzorov nad namensko porabo sredstev je varovan kot poslovna skrivnost in se ne sme razkrivati do javne objave rezultata vseh postopkov spremljanja porabe in nadzora nad namensko porabo sredstev za koledarsko leto, na katero se nanaša.
Za javne uslužbence agencije obveznost iz prvega odstavka tega člena ne preneha po prenehanju zaposlitve na agenciji.
Od osebnih podatkov se v poročilih o nadzorih navaja samo imena in priimke ter položaje odgovornih oseb prejemnika.
12. člen
(ločenost funkcij)
Agencija mora zagotoviti ločenost funkcij izbora in preverjanja.
13. člen
(preprečevanje konflikta interesov)
Osebe, ki izvajajo nadzor, ne smejo biti v nasprotju interesov in morajo delovati skladno s Kodeksom ravnanja javnih uslužbencev. Presoje morajo biti strokovne, nepristranske in neodvisne.
Osebe, ki izvajajo nadzor, ne smejo biti interesno povezane z upravičenci, ki izvajajo ali sodelujejo pri izvedbi (ali so izvajali oz. sodelovali pri izvedbi) projektov, ki so predmet nadzora.
Vsakdo, ki sodeluje v postopku nadzora, je dolžan podpisati izjavo o neobstoju konflikta interesov s katero potrdi, da s prejemniki ni interesno povezan. Dodatno preverjanje v uradnih evidencah izvaja Sektor za pravne zadeve.
14. člen
(posebnosti izvajanja nadzora nad namensko porabo)
V primeru, da se proračunska sredstva Republike Slovenije dodeljujejo skupaj s sredstvi evropskega proračuna, se nadzor nad namensko porabo sredstev izvaja v skladu s pravnimi podlagami za dodelitev in izplačilo sredstev, ki veljajo za posamezen javni razpis ali javni poziv ter, v kolikor je to relevantno glede na vir financiranja, navodili pristojnega ministrstva.
II. IZVAJANJE NADZORA
15. člen
(način izvajanja nadzora)
Nadzor se izvaja na projektu, ki je prejel katero od oblik spodbud iz sredstev evropskega proračuna. Nadzor se praviloma izvaja nad neposrednim prejemnikom sredstev, lahko pa tudi nad posrednimi prejemniki sredstev in vseh ostalih subjektih, ki so kot partnerji vključeni v izvajanje projekta.
Nadzor lahko izvaja agencija samostojno, ali pa ob pomoči drugih oseb ali zunanjih izvajalcev, ki jih agencija izbere z javnim naročilom. Morebitno vključenost in izbor zunanjih izvajalcev se določi glede na konkretne potrebe, pred ali med izvajanjem nadzora. Vsak izbrani zunanji izvajalec, ki izvaja nadzor, mora izkazovati kompetence s področja vsebine projekta.
Nadzor izvaja ena ali več usposobljenih oseb, ki poznajo projekte, ki so predmet preverjanj (skrbnik pogodbe in/ali skrbnik postavke, kontrolorji) ali/in osebe, ki imajo znanja s posebnih področij preverjanj (v nadaljnjem besedilu: pristojna oseba).
Pristojno osebo oziroma osebe za izvedbo posameznega nadzora s sklepom določi direktor agencije.
Pristojne osebe lahko od upravičencev kadarkoli zahtevajo predložitev dodatne dokumentacije, dodatna pojasnila in obrazložitve, če gradivo, s katerim razpolagajo ne zadostujejo za ugotovitev dejanskega stanja oz. razjasnitev zadeve. Prav tako lahko kadarkoli preverijo verodostojnost posredovanih podatkov in dokumentov in zahtevajo predložitev originalnih listin s strani upravičenca ter po potrebi opravijo razgovore z osebami, ki so bile na kakršen koli način vključene v projekt.
Nadzor se lahko izvaja:
- na podlagi finančnih, vsebinskih in drugih poročil, ki jih upravičenec agenciji pošlje med trajanjem in po zaključku projekta (npr. v okviru pregleda posameznega ZZI),
- s poročili, ki jih prejemnik oziroma upravičenec pošlje na zahtevo agencije zaradi izvajanja nadzora,
- s preverjanjem na terenu, kjer se sofinanciran projekt izvaja ali
- na drug primeren način.
Pristojne osebe lahko pri izvedbi nadzora, če je to potrebno, sodelujejo s Komisijo za namensko porabo sredstev agencije za področje (so)financiranja znanstvenoraziskovalne dejavnosti, ki se izvaja na podlagi Uredbe o financiranju znanstvenoraziskovalne dejavnosti iz Proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 35/22, 144/22, 79/23 in 16/26).
16. člen
(izvedba nadzora)
Nadzor se izvaja v skladu z letnim načrtom izvedbe nadzora, ki ga agencija sprejme najkasneje do 15.3. v tekočem letu. Letni načrt izvedbe nadzorov se lahko med tekočim letom spremeni ali dopolni.
V sklepu za izvedbo nadzora se določi vrsta nadzora in obseg načrtovanega nadzora pri izbranem upravičencu.
Agencija izvaja redne nadzore (opredeljeni v letnem načrtu izvedbe nadzora) ali pa izredne nadzore.
Predlog za izvedbo rednega ali izrednega nadzora lahko poda:
- skrbnik pogodbe o sofinanciranju,
- skrbnik pogodbe o izvajanju javnega razpisa oziroma poziva,
- vodja zadevnega sektorja,
- vodja Sektorja za pravne zadeve
- vodja Sektorja za finance in računovodstvo,
- direktor agencije,
- upravni odbor agencije.
17. člen
(obvestilo o uvedbi nadzora)
Agencija praviloma obvesti upravičenca o izvedbi nadzora z obvestilom o izvedbi nadzora (v nadaljnjem besedilu: obvestilo). Agencija v obvestilu navede osebo, ki bo izvedla nadzor ter obseg nadzora. Obvestilo izda direktor agencije na podlagi letnega načrta izvedbe nadzora.
V obvestilu se navedejo:
- naziv in naslov prejemnika,
- vrsta nadzora,
- cilji oziroma namen nadzora,
- obseg nadzora,
- datum začetka izvajanja in predviden čas trajanja nadzora pri prejemniku, na katerega se nanaša sklep o izvedbi nadzora.
18. člen
(opredelitev tveganj in ukrepi za obvladovanje tveganj)
Agencija oblikuje sistem izvajanja postopkov za obvladovanje tveganj s področja nadzora nad namensko porabo sredstev, ki vključuje proces izbora, sofinanciranja, spremljanja in nadzora. V procesu izbora, sofinanciranja in spremljanja implementira notranje kontrole, s katerimi obvladuje ključna tveganja, povezana z zakonitostjo, nad namensko porabo sredstev, doseganjem ciljev in rabo sredstev.
Agencija v registru tveganj oblikuje posebno poglavje, v katerem opredeli ključna tveganja s področja:
- zakona, ki ureja javne finance,
- učinkovitega nadzora tveganj, povezanih z možnostjo nenamenske porabe sredstev, in ukrepe za njihovo obvladovanje.
19. člen
(vrste nadzorov)
Agencija izvaja naslednje vrste nadzorov:
- administrativno preverjanje: preverjanje ZZI, ki jih predložijo upravičenci v informacijskem sistemu OU (v nadaljnjem besedilu IS OU e-MA2),
- preverjanje na kraju samem: pregledi operacij na kraju samem,
- dodatni pregledi operacij na terenu,
- obisk na kraju samem.
III. ADMINISTRATIVNA PREVERJANJA
20. člen
(izvedba administrativnega preverjanja)
Administrativna preverjanja (v nadaljnjem besedilu: AP) se izvedejo:
- pred izplačilom iz proračuna, razen v primerih, ko je to drugače določeno s predpisi s področja izvrševanja proračuna, en dan pred dnevom plačila izvajalcu (če je upravičenec občina, posredni uporabnik proračuna, zasebni zavod ali nosilec javnih pooblastil ali upravičenec predloži drugo dokumentacijo za izplačilo iz proračuna 25 dni pred dnevom plačila izvajalcu in se zaveže, da bo dokazilo o plačilu računa ali druge enakovredne knjigovodske listine posredoval PT najpozneje v osmih dneh po prejemu sredstev),
- po izplačilu iz proračuna (vendar pred povračilom iz naslova prispevka EU v državni proračun) za stroške plač in povračil stroškov v zvezi z delom in stroške drugih obdavčljivih osebnih prejemkov, izplačanih fizičnim osebam, na operacijah neposrednega proračunskega uporabnika, ki je v vlogi upravičenca.
Del AP se lahko izvede tudi na terenu, kjer se dodatno preveri obstoj dokazil za izdatke vključene v ZZI.
Upravičenec uveljavlja povračilo upravičenih izdatkov z ZZI, ki mu priloži dokazila o nastalih stroških in
njihovih plačilih (razen, kjer dokazila niso zahtevana).
Dokazila, ki jih morajo predložiti upravičenci in jih je potrebno preveriti pri posameznih vrstah stroškov, so določena v vsakokrat veljavnih Navodilih organa upravljanja o upravičenih stroških za sredstva evropske kohezijske politike v programskem obdobju 2021-2027 (v nadaljnjem besedilu: NUS) in v javnem razpisu/pozivu. V primerih nejasnosti/dvoma/negotovosti/suma se lahko od upravičenca zahteva tudi dodatna dokazila, poleg tistih, opredeljenih v NUS (npr. fotografije, izpise, izjave, certifikate, druge listine ipd.).
Dokazovanje upravičenosti stroškov oziroma izdatkov je dolžnost upravičenca.
21. člen
(uporaba določb Postopkovnika za izvajanje Evropske kohezijske politike)
Potek AP, postopek izvedbe AP pred izplačilom ZZI, način izvedbe AP, ključne vsebine, minimalni standardi, terminski, finančni in dejanski (fizični/vsebinski) napredek operacije oziroma rezultati AP, so določeni v Postopkovniku za izvajanje Evropske kohezijske politike, sprejetega s strani agencije in objavljenim na njeni spletni strani.
22. člen
(ocena tveganja in metodologija vzorčenja)
Oceno tveganja in metodologijo vzorčenja se določi na ravni posamezne operacije oziroma več operacij oziroma na ravni javnega razpisa in javnega poziva skupaj. Oceno tveganja se določi na podlagi dejavnikov tveganja glede na specifičnost posamezne operacije in upravičenca. Izdelana končna ocena tveganja določa velikost vzorca AP vsake posamezne operacije oziroma zahtevka končnega prejemnika.
Metodologija vzorčenja mora biti določena na način, da se v vzorec praviloma zajame listine najvišjih vrednosti, v specifičnih primerih pa lahko določa tudi, da se poleg listin najvišjih vrednosti izbere tudi druge listine, kar mora biti jasno opredeljeno v sami metodologiji vzorčenja. Če se projekt izvaja v obliki konzorcija, mora metodologija vzorčenja opredeliti način vzorčenja tudi za te primere. Vzorec se poveča le na tistih vrstah stroškov, kjer so bile odkrite pomanjkljivosti ali nepravilnosti, glede na vrsto ugotovljene napake:
- če je na vzorcu pregledanih listin ugotovljena zgolj pomanjkljivost, se vzorec poveča za 5 %; hkrati je treba upravičenca v primeru, da gre za sistemsko napako, pozvati, da pomanjkljivosti odpravi tudi na listinah izven vzorca. Vzorec na ta način v primeru ugotovljenih pomanjkljivosti lahko povečamo le dvakrat; če so tudi na za 10 % povečanem vzorcu odkrite pomanjkljivosti, se izvede 100 % AP. Vzorec je treba povečati za 10 %, če je na vzorcu listin odkrita nepravilnost. Vzorec na ta način v primeru ugotovljenih nepravilnosti se poveča le enkrat, če se tudi na povečanem vzorcu odkrije nepravilnost, se izvede 100 % AP. Če je nepravilnost ugotovljena na vzorcu povečanem zaradi pomanjkljivosti, se izvede 100 % AP,
- če je na vzorcu pregledanih listin odkrita nepravilnost in hkrati tudi pomanjkljivost, se vzorec poveča na enak način kot takrat, ko je ugotovljena samo nepravilnost.
Način izvedbe AP je na vzorcu in izjemoma ter le v utemeljenih primerih 100 %. Z namenom zmanjšanja tveganja se vsaj prvi zahtevek za izplačilo upravičenca preveri 100 %.
AP postopkov javnega naročanja se v programskem obdobju 2021-2027 izvede 100 %, ne glede na to, ali je ZZI v vzorcu za AP ali ne.
O ugotovljenih pomanjkljivostih in nepravilnostih skrbnik pogodbe o sofinanciranju upravičenca podrobno seznani in po potrebi posreduje dodatne usmeritve o načinu priprave zahtevka oziroma dokazil za posamezne stroške.
23. člen
(postopek izvedbe AP)
Postopek izvedbe AP pred izplačilom ZZI je določen v 31. členu Postopkovnika.
V primeru, da se AP izvede po izplačilu ZZI, se preverjanje izvede po izplačilu sredstev iz proračuna s pomočjo ustreznih kontrolnih listov, po izvedenem preverjanju pa je postopek enak kot v postopku izvedbe AP pred izplačilom ZZI.
Postopek izvedbe AP v primeru neplačanih listin ali prenakazil konzorcijskim partnerjem (t.i. dvostopenjska kontrola) se izvede na enak način kot v primeru izvedbe postopka AP pred izplačilom ZZI, pri čemer se dodatno zahteva da upravičenec :
- v roku 8 dni po prejemu sredstev dopolni datum plačila in doda dokazila na neplačanih listinah oz. potrdila o izvedenih nakazilih konzorcijskim partnerjem. Pristojna oseba nato preveri dodana dokazila in po izvedenem preverjanju plačil v IS OU e-MA2 v obliki opombe,
- zavede preverjanje plačil in pozove upravičenca k morebitni dopolnitvi plačil,
- v IS OU e-MA2 v obliki opombe zavede preverjanje plačil, pregleda/izpolni kontrolni list in ZZI zavrne v primeru ugotovljene napake (neustrezna dokazila,..),
- v IS OU e-MA2 v obliki opombe zavede preverjanje plačil, pregleda/izpolni kontrolni list,
- odobri ZZI (ob odobritvi se kontrolni list digitalno podpiše).
IV. PREVERJANJE NA KRAJU SAMEM
24. člen
(preverjanja na kraju samem)
Namen izvedbe preverjanja na kraju samem (v nadaljnjem besedilu: PKS) je zagotoviti, da so uveljavljani stroški resnično nastali in da se uporabljajo v namen, za katerega so bila dodeljena sredstva EKP oziroma da so bili izpolnjeni pogoji za povračilo izdatkov upravičencu.
PKS se izvede:
- praviloma: ko je operacija v izvajanju in je že razviden njen terminski, dejanski ter finančni napredek (praviloma),
- po zaključku operacije: za operacije, kjer je po zaključku operacije potrebno ohraniti lastništvo ali določeno število novih zaposlitev ali drugih zavez podanih ob prijavi operacije (smiselna uporaba),
- kot udeležba na storitvenih aktivnostih: za operacije, sestavljene iz različnih storitvenih aktivnosti, kot na primer usposabljanje, svetovanje, delavnice, zaposlitvene sheme itd. (kjer je izvedbo projektnih dejavnosti nemogoče preveriti po koncu operacije).
Vsaka operacija je lahko predmet PKS. Operacije, katerih življenjska doba je daljša od programskega obdobja se pregledajo najmanj enkrat v programskem obdobju.
O izvedbi PKS se upravičenca praviloma predhodno pisno obvesti. V primerih, kjer je življenjska doba operacije daljša od programskega obdobja, se za preveritev dejanske izvedbe vsebine ali programa (kot na primer izobraževanja, usposabljanja itd.) izvede nenapovedan PKS.
Osnova za določitev vzorca operacij, ki bodo predmet PKS, je vsakoletna analiza tveganj, ki je opredeljena v vsakokrat veljavnem dokumentu OU.
Pristojne osebe morajo informacije o izvedenih preverjanjih in izvedbi vseh dodatnih preverjanj sproti vnašati v IS OU e-MA2.
Agencija mora pri izvajanju PKS, na podlagi analize tveganja in izbranega vzorca, dosledno upoštevati navodila OU, ki urejajo upravljalna preverjanja.
Če so v začasnem poročilu OU izrečeni ukrepi, ki se nanašajo na upravičenca, relevantna notranja organizacijska enota agencije opozori upravičenca na rok za pripravo odzivnega poročila ter mu po potrebi svetuje.
Če se ugotovitve nanašajo na agencijo, slednja pripravi odzivno poročilo (dodatna pojasnila in dokazila o izvedenih ukrepih) in ga posreduje OU. V primeru, da ni izrečenih ukrepov, agencija OU pošlje elektronsko potrditev, da se s poročilom strinja.
25. člen
(način izvedbe PKS)
PKS se praviloma izvaja v obliki intervjuja z odgovorno osebo za izvedbo operacije pri upravičencu in ga je potrebno načrtovati vnaprej.
Pred izvedbo preverjanja je potrebno:
- pridobiti vse podatke o predmetu preverjanja,
- preučiti rezultate že izvedenih preverjanj in revizij (npr. AP in morebitnih PKS),
- preučiti pravne podlage, določiti cilj ter namen preverjanja,
- se povezati z odgovorno osebo za izvajanje operacije ter pristojno osebo, ki je izvedla AP.
Agencija mora za namen izvedbe PKS zagotoviti dostop OU do vse dokumentacije, s katero razpolaga (elektronska verzija).
Upravičenec mora za namene izvedbe PKS v dogovoru s pristojno osebo zagotoviti:
- ustrezen prostor,
- sistematično in kronološko urejena originalna dokumentacija,
- vpogled v elektronsko dokumentacijo,
- prisotnost odgovornih oseb,
- omogočiti dostop in ogled rezultatov operacije in sofinanciranih dobav/opreme/gradenj/storitev.
Pristojna oseba v okviru PKS izvede naslednje aktivnosti:
razgovor z odgovorno osebo,
- fizični pregled originalne dokumentacije oz. vpogled v elektronsko dokumentacijo (pogodbe, računi in druga spremljajoča dokumentacija),
- pregled finančno računovodskega sistema, ki se nanaša na operacijo,
- pregled rezultatov operacije, stopnje napredovanja del oziroma izvajanja aktivnosti operacije glede na vlogo upravičenca, način arhiviranja dokumentacije, zagotavljanje prepoznavnosti, preglednosti in komuniciranja,
- druge relevantne aktivnosti.
26. člen
(postopek izvedbe PKS)
PKS se izvaja na vzorcu.
Preverjanje praviloma izvedeta dve pristojni osebi, v primeru operacij majhnega obsega izjemoma lahko preverjanje izvede samo ena pristojna oseba.
Vzorec je odvisen od vrste sklada, iz katerega se črpajo sredstva EKP:
- za operacije ESS+ praviloma ne sme biti manjši od 5 % vrednosti že izplačanih upravičenih izdatkov, ki so podlaga za izračun prispevka Unije,
- za operacije ESRR, SPP in Kohezijski sklad ne manjši od 10 % vrednosti že izplačanih upravičenih izdatkov, ki so podlaga za izračun prispevka Unije.
Pristojna oseba določi obseg pregleda originalne dokumentacije. Vzorec praviloma zajema:
- administrativno nepregledane zahtevke ali listine, da se izognemo podvajanju kontrol,
- vse vrste stroškov in postavke večjih vrednosti,
- različne partnerje v primeru konzorcijskih pogodb,
- ostale potrebne vsebine.
V primeru odkritih napak/nepravilnosti na vzorcu lahko pristojna oseba na podlagi presoje razširi vzorec pregledanih stroškov/listin.
V sklopu PKS se preveri:
- v primeru investicij (večinoma ESRR, SPP, KS) obstoj in ustreznost opreme,
- da se sredstva uporabljajo za namen, za katerega so bila dodeljena,
- ali je oprema nova,
- originalno dokumentacijo,
- če so gradnje dejansko izvedene in skladne z gradbeno situacijo (skladnost stroškov na vzorcu po vsebini in ceni s ponudbenih predračunom, knjigo obračunskih izmer ipd.) in gradbenim dnevnikom, če se na investiciji izvaja nadzor in ta ustrezno spremlja gradnjo, če se gradnja izvaja na podlagi pravnomočnega gradbenega dovoljenja, če je po zaključku del pridobljeno uporabno dovoljenje ipd.,
- v primeru operacij, sestavljenih iz različnih storitvenih aktivnosti (večinoma ESS+), katerih cilj je zaposlovanje, usposabljanje, je treba posebno pozornost nameniti preverjanju doseganja ciljev, rezultatov in opravljenim nalogam,
- terminski/finančni/dejanski uspešnosti projekta glede na plan, ki je zastavljen v relevantnih dokumentih,
- nepravilne količine,
- odstopanja v kakovosti,
- neupravičeno prodajo,
- več zahtevkov za isto dobavo, storitev ali gradnjo,
- pravilnost izbirnih postopkov,
- kršenje pravil glede zagotavljanja prepoznavnosti, preglednosti in komuniciranja v okviru izvajanja EKP,
- neustrezno revizijsko sled,
- napake pri denarnem toku med upravičencem in partnerji,
- ločenost knjigovodstva za vse transakcije v zvezi z operacijo,
- drugo neupoštevanje pogodbenih pogojev/določil,
- gospodarno ravnanje pri nabavi opreme/izvedbi storitev/gradenj,
- specifike javnih razpisov/pozivov (npr. omejitve glede leta izdelave opreme, poslovanje med povezanimi družbami, nasprotje interesov,…),
- kazalniki goljufije (ang. »red flags«), predvsem glede potencialno ponarejenih dokumentov, zlasti v okoliščinah, v katerih lahko ocena tveganja pokaže visoko tveganje goljufije.
27. člen
(ključne vsebine PKS)
Pri izvedbi PKS je treba biti posebej pozoren na terminski, finančni in dejanski (fizični) napredek operacije. Poročanje o napredku operacije je poročanje o rezultatih PKS.
Pri izvedbi PKS je treba biti še posebej pozoren na tiste elemente oziroma področja, ki jih pri AP ni možno preveriti.
28. člen
(poročilo o izvajanju PKS)
Pregledi in rezultati PKS morajo biti podrobno dokumentirani.
Pristojna oseba mora izpolniti kontrolni list in na podlagi zbranih dokumentov pripraviti:
- začasno poročilo o izvedenem PKS, ki ga posreduje upravičencu. Rok za odziv na začasno poročilo in za pošiljanje dokazil o izvedenih ukrepih je 30 dni. V primerih, ko začasno poročilo ne vsebuje ukrepov, se lahko rok za odziv skrajša na najmanj 8 dni,
- končno poročilo o izvedenem PKS, ki se ga naslovi na upravičenca ter posreduje OU (gp.mkrr@gov.si), in organu za računovodenje (gp.mf@gov.si). V primeru ugotovljenih nepravilnosti se poročilo posreduje tudi revizijskemu organu (mf.unp@gov.si) in pristojni NOE na OU.
Iz poročila mora biti jasno razvidno:
- opravljeno delo,
- predmet kontrole,
- opis uporabljene metoda vzorčenja,
- velikost vzorca in seznam računov,
- datum izvedenega PKS ter
- ugotovitve in natančen opis odkritih nepravilnosti z jasnim sklicevanjem na ustrezna nacionalna pravila in pravila Unije, ki so bila kršena ter ukrepi pri ugotovljenih nepravilnostih.
Pristojna oseba preveri in poroča o terminski/finančni/dejanski uspešnosti projekta glede na plan, ki je zastavljen v relevantnih dokumentih. Če ugotovi, da lahko odstopanja oziroma zaostajanja od zastavljenih planov vplivajo na uspešen zaključek operacije, preveri, ali je upravičenec že izvedel kakšne popravljalne ukrepe in ali je upravičenec o njih obvestil tudi agencijo. V primeru, da se na kraju samem ugotovi, da kazalniki operacije ne bodo doseženi, ali da realizacija močno zaostaja za planom, mora pristojna oseba na agenciji o tem obvestiti pristojno NOE na OU (Sektor za sklade).
Pristojna oseba ustrezno arhivira vso dokumentacijo PKS. Evidenca o vseh izvedenih PKS se vodi v IS OU e-MA2.
V. KLJUČNE VSEBINE PREVERJANJ - MINIMALNI STANDARDI IZVAJANJ PKS
29. člen
(minimalni standardi preverjanj pri izvajanju PKS)
Ključne vsebine preverjanj, ki jih je treba dosledno upoštevati pri izvajanju PKS:
1. skladnost operacije s pogodbo o sofinanciranju/sporazumom o sofinanciranju/odločitvijo o podpori ali drugo obliko potrditve operacije:
- skladnost izvajanja aktivnosti s pogodbo o sofinanciranju/sporazumom o sofinanciranju/odločitvijo o podpori ali drugo obliko potrditve,
- skladnost finančnega in terminskega izvajanja operacije s pogodbo o sofinanciranju/sporazumom o sofinanciranju/odločitvijo o podpori ali drugo obliko potrditve operacije,
- stroški/izdatki so nastali v obdobju upravičenosti,
- doseganje zastavljenih ciljev in kazalnikov ali ključnih faz izvajanja operacije (indikatorji uspešnosti oz. rezultata in učinka).
2. Spoštovanje nacionalne in EU zakonodaje z določenega področja:
- javno naročanje,
- javno-zasebno partnerstvo,
- državne pomoči in pomoč »de minimis«,
- okoljevarstvena pravila,
- pravila enakih možnosti in nediskriminacija pravila glede zagotavljanja prepoznavnosti, preglednosti in komuniciranja, kjer je to relevantno (npr. v okviru izvajanja EKP),
- vrste in upravičenost stroškov ter dokumentacija za dokazovanje upravičenosti (NUS),
- pravila glede specifičnih področij,
- pravila glede poenostavitev stroškov in izpolnitev pogojev za plačilo (npr. strošek na enoto, pavšalni zneski, financiranje po pavšalni stopnji).
- spremljanje neto prihodkov (pri operacijah, ki ustvarjajo neto prihodke preverimo, če upravičenec spremlja neto prihodke, če je upravičenec zabeležil vse prihodke, ki jih ustvarja operacija; ali so ti prihodki odšteti od upravičenih izdatkov operacije, najpozneje pri končnem ZZI),
- preprečevanje dvojnega financiranja,
- upoštevanje pravil glede nasprotja interesov,
- kazalniki goljufije (ang. »red flags«) na področjih stroškov dela in storitev svetovanja, sklepanja pogodb in javnih naročil, nasprotij interesov pri oddaji javnih naročil, opozorila glede potencialno ponarejenih dokumentov, zlasti v okoliščinah, v katerih lahko ocena tveganja pokaže visoko tveganje goljufije, itd.
3. Ločenost računovodskega spremljanja in evidentiranja poslovnih dogodkov, arhiviranje dokumentacije in ustreznost revizijske sledi:
- ločenost knjigovodstva za vse transakcije v zvezi z operacijo (pri poenostavljenih oblikah stroškov je to samo priliv),
- pristnost in pravilnost dokumentacije,
- ustreznost hranjenja in arhiviranja dokumentacije,
- ustreznost revizijske sledi.
4. Obstoj in ustreznost sofinanciranih investicij:
- obstoj in ustreznost sofinanciranih dobav, storitev in gradenj,
- ali obstaja skladnost med poročanjem o stopnji dejanske, terminske in finančne izvedbe operacije in priloženimi dokazili oziroma poročanjem upravičenca.
Oseba, ki izvaja preverjanje mora biti poleg že navedenega pozorna predvsem na:
- nepravilne količine,
- odstopanja v kakovosti,
- neupravičeno prodajo,
- več zahtevkov za isto dobavo, storitev ali gradnjo,
- pravilnost izbirnih postopkov,
- kršenje pravil glede zagotavljanja prepoznavnosti, preglednosti in komuniciranja v okviru izvajanja EKP
- neustrezno revizijsko sled,
- napake pri denarnem toku med upravičencem in partnerji,
- ločenost knjigovodstva za vse transakcije v zvezi z operacijo,
- drugo neupoštevanje pogodbenih pogojev/določil,
- gospodarno ravnanje pri nabavi opreme/izvedbi storitev/gradenj,
- specifike javnih razpisov/pozivov (npr. omejitve glede leta izdelave opreme, poslovanje med povezanimi družbami, nasprotje interesov,…),
- kazalniki goljufije (ang. »red flags«), predvsem glede potencialno ponarejenih dokumentov, zlasti v okoliščinah, v katerih lahko ocena tveganja pokaže visoko tveganje goljufije (v Prilogi 1 navodil je pomožni kontrolni list oziroma seznam opozorilnih znakov goljufij, gradiva Urada za bolj proti goljufijam so dostopna na spletni strani - https://evropskasredstva.si/navodila/).
VI. DODATNI PREGLED OPERACIJ NA TERENU
30. člen
(dodatni pregledi operacij na terenu)
Agencija izvaja dodatni pregled operacij na terenu (v nadaljnjem besedilu: DPOT), financiranih iz sredstev EKP.
Skrbnik pogodbe o sofinanciranju z upravičencem se z upravičencem dogovori za termin in ga o tem obvesti z Obvestilom o izvedbi DPOT preko e-pošte.
Sektor za sofinanciranje inovacijske dejavnosti:
- pripravi načrt izvajanj DPOT za operacije, ki so skladno s soglasjem OU predmet vzorčnega pregleda po členu 74 Uredbe 2021/1060/EU (DPOT tip 1) ali operacije, pri katerih je potrebna dodatna podpora upravičencu (DPOT tip 2),
- izvede DPOT,
- pripravi Poročilo o izvedbi DPOT, ki ga potrdi pristojna oseba in vodja Sektorja za sofinanciranje inovacijske dejavnosti in ga po e-pošti posreduje upravičencu in skrbniku pogodbe o sofinanciranju z upravičencem ter vodji Sektorja za sofinanciranje inovacijske dejavnosti,
- Poročilo o izvedbi DPOT evidentira v IS e-MA2 in EPP,
- v EPP evidentira odziv o upoštevanju oziroma izvedbi priporočil.
Skrbnik pogodbe o sofinanciranju z upravičencem:
- pred izvedbo DPOT sodeluje pri pripravi odgovorov na vprašanja, ki jih posreduje upravičenec ter pripravi teme, za katere meni, da se je o njih potrebno pogovoriti z upravičencem,
- prisostvuje izvedbi DPOT,
- po e-pošti poroča o upoštevanju oziroma izvedbi priporočil, če so bila podana v Poročilu o izvedbi DPOT.
VII. OBISK NA KRAJU SAMEM
31. člen
(obisk na kraju samem)
Namen obiska na kraju samem (v nadaljnjem besedilu: OKS) je dodatna seznanitev z načrtovano operacijo v času izvajanja operacije, nudenje podpore upravičencu glede ustreznosti izvedbe operacije ter reševanje morebitnih odprtih vprašanjih, težav in izzivov med skrbnikom operacije in upravičencem.
Izvaja se v obliki intervjuja in pogovora z upravičencem.
OKS se izvede v času izvajanja operacije, ko je že razviden terminski, dejanski in finančni napredek operacije.
Vsaka operacija je predmet OKS med izvajanjem. Operacije v skupni vrednosti do 5 mio EUR so predmet OKS najmanj enkrat, operacije v skupni vrednosti nad 5 mio EUR pa najmanj dvakrat.
Sektor za sofinanciranje inovacijske dejavnosti pripravi letni načrt izvajanja OKS vključno s časovnico.
Skrbnik pogodbe o sofinanciranju z upravičencem:
- predhodno pisno obvesti upravičenca o izvedbi (praviloma),
- se dogovori z upravičencem, da zagotovi ustrezen prostor in omogoči dostop do operacije (gradnja/oprema/storitve/dobava),
- se pripravi na OKS z vpogledom v relevantno dokumentacijo in pridobi ustrezne podatke o predmetu OKS,
- izvede OKS v obliki intervjuja ali pogovora,
- pripravi zapisnik o izvedenem OKS in ga evidentira v EPP.
VIII. SPECIFIČNA PODROČJA UPRAVLJALNIH PREVERJANJ
32. člen
(specifična področja preverjanja)
Specifična področja preverjanja so:
- javna naročila / izbor izvajalca,
- preverjanje nasprotja interesov,
- preverjanje dvojnega financiranja,
- goljufije,
- državne pomoči in pravilo »de minimis«,
- varovanje okolja,
- enake možnosti, nediskriminacija in dostopnost za invalide,
- preverjanje upravičenosti prejemnikov sredstev,
- preverjanje dejanskih lastnikov.
Preverjanje na specifičnih področjih se izvaja skladno z:
- vsakokratno veljavnimi navodili, smernicami in priročniki pristojnih ministrstev ter drugih relevantnih organov in
- pravnimi podlagami za dodelitev in izplačilo sredstev in predpisi, ki urejajo področje javnih financ.
33. člen
(javna naročila)
V okviru postopkov oddaje javnih naročil (v nadaljnjem besedilu: JN) mora pristojna oseba preveriti spoštovanje nacionalne in evropske zakonodaje s področja JN in temeljnih načel javnega naročanja:
- načela gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti,
- načela zagotavljanja konkurence med ponudniki,
- načela transparentnosti javnega naročanja,
- načela enakopravne obravnave ponudnikov,
- načela sorazmernosti,
- načela prostega pretoka blaga, storitev ter svobode ustanavljanja, ki izhajajo iz Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljevanju PDEU).
V okviru izvajanja AP mora skrbnik pogodbe o sofinanciranju z upravičencem preveriti:
- vse postopke javnega naročanja, vključno z evidenčnimi postopki, spremembe pogodb o izvedbi javnega naročanja med njihovo veljavnostjo po 95. členu ZJN-3, ki določa spremembe pogodb o izvedbi JN med njihovo veljavnostjo, oziroma določbi, ki ga bo nadomestila, v primerih, kadar ni bil izveden nov postopek JN (npr. vnaprej predvidena sprememba, dodatne gradnje/storitve/dobave blaga, spremembe zaradi nepredvidenih okoliščin, zamenjava izvajalca ali druge nebistvene spremembe pogodbe),
- oddajo naročil po pravilih, ki veljajo za javno naročanje med osebami v javnem sektorju (»in-house« naročanje).
Za zgoraj navedeno preverjanje je potrebna uporaba kontrolnega lista za »in house« naročanje.
Ključne vsebine preverjanj - minimalni standardi, ki jih je treba upoštevati:
- primernost izbranega postopka oddaje JN, splošne določbe glede postopkov ter spoštovanje specifičnih pravil zakona,
- pravilnost izvedbe postopka javnega naročila (preveri se vse relevantne faze izvedbe postopka javnega naročila),
- spoštovanje rokov, finančnih zavarovanj,
- upoštevanje zahtev s področja zagotavljanja prepoznavnosti, preglednosti in komuniciranja EKP v programskem obdobju 2021-2027,
- ustreznost arhiviranja dokumentacije,
- revizijski postopek in odločitev DKOM ter Upravnega sodišča.
Ključne vsebine preverjanj so natančneje opisane v Navodilih organa upravljanja za izvajanje upravljalnih preverjanj in preverjanj opravljanja prenesenih nalog.
V primeru ugotovljenih pomanjkljivosti skrbnik pogodbe o sofinanciranju z upravičencem še isti dan po prejemu ugotovitev Sektorja za sofinanciranje inovacijske dejavnosti pozove upravičenca k dopolnitvi, pri čemer v pozivu določi rok za dopolnitev. Poziv se upravičencu pošlje praviloma po e-pošti in ustrezno evidentira.
34. člen
(preverjanje nasprotja interesov)
Nasprotje interesov v postopku oddaje JN, ki ni primerno obravnavano, vpliva na pravilnost postopka.
Pristojna oseba mora v okviru izvajanja nadzora preveriti morebitno nasprotje interesov. Če je predložena izjava o odsotnosti nasprotja interesov, mora pristojna oseba njeno verodostojnost preveriti v razpoložljivih evidencah (npr. AJPES).
35. člen
(preverjanje dvojnega financiranja)
Dvojno uveljavljanje stroškov in izdatkov, ki so že bili povrnjeni iz katerega koli drugega vira, ni dovoljeno.
Pred izplačilom iz proračuna oziroma pri izvedbi kontrole se mora preveriti, da ne gre za dvojno financiranje izdatkov iz drugih programov Unije ali nacionalnih programov ter iz drugih programskih obdobij za različne vrste izdatkov.
Morebiten nastanek dvojnega financiranja se preverja že v fazi izbora operacije, kot tudi ves čas izvajanja operacije.
Med izvajanjem operacije pristojna oseba preverja možnost dvojnega financiranja na podlagi:
- verodostojne in podpisane izjave upravičenca, da istih stroškov in izdatkov ni in ne bo uveljavljal v okviru drugih programov Unije ali nacionalnih programov ter iz drugih programskih obdobij (zajeto v vlogi/razpisni dokumentaciji ipd.),
- ustrezno ločenega knjigovodstva upravičenca za spremljanje izvajanja operacije (ločeno stroškovno mesto); podatkov v nacionalnem informacijskem programu Erar, s katerimi se preveri, ali je upravičenec že prejemnik drugih javnih sredstev. V primeru, da možnost nastanka dvojnega financiranja obstaja, se pri tistih institucijah, ki financirajo podobne tipe operacij le-to podrobneje navzkrižno preveri,
- razpoložljivih podatkov iz IS OU e-MA2, MFERAC (glede na odobren dostop v skladu s pristojnostmi),
- razpoložljivih orodij za podatkovno rudarjenje kot npr. GVIN, Ebonitete (če je dostop omogočen) ipd.
36. člen
(goljufije)
Pristojna oseba mora biti pri svojem delu pozorna na t.i. »opozorilne znake goljufije« oziroma »kazalnike goljufije« (ang. »red flags«), ki pomenijo kazalnik morebitne goljufije, korupcije, itd., kot je podrobno določeno v Strategiji Javne agencije za znanstvenoraziskovalno dejavnost Republike Slovenije za boj proti goljufijam in korupciji.
Tvegana področja:
- dobave blaga (npr. oprema, ki je ni na kraju samem ali ni uporabljena za projekt),
- gradbeništvo (prikrita dela, drugačen obseg kot v dokumentaciji),
- storitve usposabljanja, seminarji, konference (fiktivni udeleženci, ponarejene liste prisotnosti),
- računi in potrdila o plačilih (ponarejeni, brez ustrezne utemeljitve),
- zaposlitve na projektih (osebe ne opravljajo dela na projektu skladno s pogodbo o zaposlitvi oz. drugimi akti.
37. člen
(državne pomoči in pravilo »de minimis«)
V fazi izvajanja operacije mora pristojna oseba v primeru dodelitve sredstev po shemi državne pomoči preveriti obdobje upravičenosti skladno s potrjeno shemo in intenzivnost pomoči (kumulacija) – preveri se pravilnost izračunanega zneska posamezne državne pomoči za upravičenca in skladnost z deleži, navedenimi v pogodbi o sofinanciranju.
Na področju državnih pomoči je treba preveriti ključna področja tveganja:
- da je bila shema državne pomoči priglašena Evropski komisiji in tudi odobrena,
- ali gre za skupinske izjeme in/ali »de minimis« pomoči, za katere velja, da jih ni potrebno priglasiti Evropski komisiji, gradivo se v teh primerih posreduje Ministrstvu za finance (Sektor za spremljanje državnih pomoči), ki poda mnenje o pomoči,
- da podjetja, ki pomoč prejmejo, izpolnjujejo pogoje sheme državne pomoči potrjene s strani Evropske komisije ali da narava operacij, ki jih skupinska izjema pokriva, ustreza posebnim pogojem za oprostitev,
- določila o upravičenih stroških, navedenih v shemi državnih pomoči,
- posebne določbe glede začetnega in končnega datuma upravičenosti izdatkov.
38. člen
(varovanje okolja)
Pristojna oseba mora v okviru varovanja okolja z upravljalnimi preverjanji preveriti, ali se je upravičenec na področju varovanja okolja držal ustreznih direktiv in ali je pridobil ustrezna soglasja pristojnih nacionalnih organov v skladu z veljavnimi postopki in predpisi.
39. člen
(enake možnosti nediskriminacija in dostopnost za invalide)
Kontrola mora biti izvedena ustrezno, pravilno in temeljito glede na vsebino in pravne podlage, vezane na posamezno operacijo (skladnost s programom, izborom operacije, izvajanje operacije, pogodbo o sofinanciranju, projektni predlog ipd.) ter biti ustrezno dokumentirana, kar pomeni, da se v kontrolni list, kjer je to primerno in smiselno, zapišejo podrobnosti (kaj je bilo pregledano in na kakšen način).
40. člen
(preverjanje upravičenosti prejemnikov sredstev)
V primeru, ko upravičenci pri izvajanju operacije prejemnike izbirajo z izvedbo javnih razpisov, javnih pozivov oziroma izvajajo program (npr. udeleženci programa usposabljanja, zagotavljanje podpore različnim kategorijam prejemnikom, poklicnim profilom, ipd.), mora pristojna oseba preveriti, ali je izbira prejemnikov v skladu z merili upravičenosti in preveriti odsotnost dvojnega financiranja.
41. člen
(preverjanje dejanskih lastnikov)
Preverjanje dejanskih lastnikov je namenjeno zagotavljanju preglednosti lastniške strukture upravičencev ter ugotavljanju, ali so izpolnjeni pogoji glede integritete in zakonitosti poslovanja prejemnikov sredstev evropske kohezijske politike. Cilj je preprečiti financiranje subjektov, ki bi lahko bili povezani s pranjem denarja, financiranjem terorizma ali drugimi kaznivimi dejanji, ter zagotoviti skladnost z veljavnimi predpisi EU in nacionalno zakonodajo.
V sklopu AP mora pristojna oseba preveriti morebiten konflikt interesov oz. povezanost med dejanskimi lastniki upravičenca in dejanskimi lastniki izbranega izvajalca. Rezultati preverjanja dejanskih lastnikov morajo biti zabeleženi v kontrolnem listu (KL ZJN). Vsi podatki se hranijo skladno z
določbami ZPPDFT-2 in predpisi o varstvu osebnih podatkov.
IX. UKREPI (POPRAVKI) PRI UGOTOVLJENIH NEPRAVILNOSTIH V OKVIRU AP IN PKS
42. člen
(ukrepi in popravki pri ugotovljenih nepravilnostih)
Nepravilnosti so lahko različne narave in sicer:
- nepravilnosti, ki nimajo neposrednega finančnega učinka (kot so pomanjkljiva revizijska sled, kršenje pravil glede zagotavljanje prepoznavnosti, preglednosti in komuniciranja, ni zagotovljeno ustrezno ločeno knjigovodstvo, neustrezno arhiviranje dokumentacije ipd.). V teh primerih je treba izreči popravljalne ukrepe in pridobiti ustrezno dokazilo o njihovi izvedbi. V primeru, da ukrepi niso izvedeni, se lahko določi tudi finančna korekcija;
- nepravilnosti, ki imajo finančni učinek, pri čemer je lahko finančni vpliv vrednostno neopredeljiv (ni mogoče opredeliti finančnega vpliva - potrebno je izvesti pavšalni finančni popravek sorazmeren z resnostjo nepravilnosti ali sistemske pomanjkljivosti - vrednostno neopredeljiv popravek) ali vrednostno opredeljiv (kadar je mogoče na podlagi obravnave posameznega primera izračunati točen znesek izdatka, v takem primeru je potrebno vrednostni popravek natančno izračunati - vrednostno opredeljiv popravek).
43. člen
(finančni popravki v okviru AP)
Namen finančnih popravkov je ponovna vzpostavitev stanja, ko so vsi prijavljeni izdatki za sofinanciranje iz ESRR, ESS+, KS in SPP skladni z veljavnimi pravili, pri čemer je treba zagotoviti spoštovanje načel enakega obravnavanja in sorazmernosti.
Pri odločanju o znesku popravka se upošteva narava in resnost nepravilnosti ter obseg in finančne posledice ugotovljenih pomanjkljivosti v sistemu upravljanja in nadzora. V zvezi s tem mora veljati naslednje:
- če se spoštujejo veljavna pravila in se sprejmejo vsi razumni ukrepi, da se preprečijo goljufije ter nepravilnosti – finančni popravki niso potrebni,
- če se spoštujejo veljavna pravila, sistemi upravljanja in nadzora pa potrebujejo le manjše izboljšave – so potrebna primerna priporočila, finančni popravki niso predvideni,
- če se ugotovi nepravilnost v posamezni operaciji – je treba vedno izvesti finančni popravek,
- če imajo sistemi upravljanja ali nadzora resne pomanjkljivosti (npr. nespoštovanje veljavnih pravil), ki so vodile ali bi lahko vodile v sistemske nepravilnosti – je treba vedno izvesti finančne popravke.
V primeru, da je nepravilnost odkrita v okviru AP, ki se izvaja pred izplačilom iz sredstev EKP, agencija ravna skladno z vsakokratno veljavnimi Navodili organa upravljanja za izvajanje upravljalnih preverjanj in preverjanj opravljanja prenesenih nalog in usmeritvami pristojnega ministrstva, pri čemer se lahko določi:
- finančni popravek, pri čemer je lahko znesek finančnega popravka enak znesku odkrite posamezne nepravilnosti na operaciji (vrednostno opredeljiv) ali določen kot pavšalni znesek (vrednostno neopredeljiv),
- drug popravljalni ukrep, če gre za nepravilnost, ki nima neposrednega finančnega učinka,
- zadržanje sredstev pri naknadni predložitvi dokazil o plačilu v skladu z ZIPRS v primeru, da upravičenec dokazil o plačilu ne predloži v rokih, se zadržijo nadaljnja izplačila iz postavk EKP.
Finančni popravek mora biti izveden pred izplačilom iz proračuna.
44. člen
(finančni popravki v primeru PKS)
V primeru, da je nepravilnost odkrita v okviru PKS, ki se izvaja na vzorcu upravičencu že izplačanih ZZI, se določi finančni popravek ali drug popravljalni ukrep, in sicer na način, ki je opisan v prejšnjem členu.
45. člen
(poročilo o opravljenem nadzoru)
Po opravljenem nadzoru PKS, DPOT in/ali OKS agencija pripravi osnutek poročila in ga posreduje prejemniku.
Poročilo o nadzoru vsebuje:
- podatke o nadzoru (vrsta nadzora, cilji oziroma namen nadzora, obseg nadzora),
- podatke o prejemniku, njegovi odgovorni osebi med izvajanjem nadzora in odgovorni osebi v času, na katerega se nanaša nadzor,
- razkritje osebe, zadolžene za izvedbo nadzora,
- ugotovitve.
Prejemnik lahko poda odgovor na osnutek poročila v roku, ki ga določi agencija. Rok za odgovor ne sme biti daljši od 30 dni. Agencija se seznani z navedbami prejemnika v odgovoru na osnutek poročila.
Po poteku roka za odgovor agencija izda Poročilo o nadzoru in ga v vednost posreduje prejemniku. Poročilo nima narave upravnega akta, zato ga ni mogoče izpodbijati s pravnimi sredstvi.
46. člen
(poročanje o ugotovljenih nepravilnostih operacij, financiranih iz EKP )
O nepravilnostih se poroča v skladu z navodili pristojnega organa za sodelovanje z OLAF (revizijski organ), ki je zadolžen za posredovanje poročil o nepravilnostih OLAF-u. Način poročanja in spremljanja je opredeljen v vsakokratno veljavnih Navodilih organa upravljanja za poročanje in spremljanje nepravilnosti pri porabi sredstev EKP. Postopek vračil je opredeljen v vsakokratno veljavnih Navodilih organa upravljanja za finančno upravljanje s sredstvi EKP. Upošteva se tudi navodila s področja izvajanja vračil namenskih sredstev EU, ki jih skladno z 11. členom Uredbe o izvajanju uredb (EU) in (Euratom) na področju izvajanja evropske kohezijske politike v obdobju 2021–2027 za cilj naložbe za rast in delovna mesta pripravi organ za računovodenje in jih po uskladitvi z OU objavi na svoji spletni strani.
X. DOKUMENTIRANJE IN ARHIVIRANJE TER ZAGOTAVLJANJE REVIZIJSKE SLEDI
47. člen
(dokumentiranje)
Preverjanja morajo biti ustrezno dokumentirana. Za vsako preverjanje je treba v IS OU e-MA2 vzdrževati evidenco, v kateri so navedeni opravljeno delo, datum, osebe, ki so izvedle preverjanje in rezultati preverjanja ter ukrepi, sprejeti v zvezi z ugotovljenimi nepravilnostmi. V primeru odkritih nepravilnosti se je treba jasno sklicevati na nacionalna pravila in pravila Unije, ki so bila kršena in določiti nadaljnje ukrepe ter spremljati njihovo izvedbo.
48. člen
(kontrolni listi)
Osebe, ki izvajajo preverjanja, morajo obvezno izpolnjevati kontrolne liste:
- kontrolni list za izvedbo kontrole ZZI,
- kontrolni list za izvedbo javnega naročila,
- kontrolni list o izvedenem PKS in
- kontrolni list o izvedenem preverjanju opravljanja nalog PT/IT.
Vsak kontrolni list mora biti datiran in podpisan z navedbo imena in priimka osebe, ki je izvedla preverjanje. Pri preverjanju različnih kategorij/vrst stroškov v okviru posameznega zahtevka za izplačilo izpolnitev ločenih kontrolnih listov sicer ni obvezna (je pa priporočljiva), si pa mora oseba, ki izvaja preverjanje pred potrditvijo upravičenosti obvezno zastaviti vsa vprašanja iz kontrolnih listov.
Iz kontrolnih listov mora biti jasno razvidno, da so ustrezno preverjene vse ključne vsebine (upoštevani minimalni standardi) in preverjena vsa specifična področja preverjanj (javna naročila, državne pomoči in pravilo »de minimis«, varovanje okolja, enake možnosti, dvojno financiranje ipd.). Prav tako mora biti jasno razvidno, da se poleg obstoja preverja tudi ustreznost (vsebina) priložene dokumentacije in doseženih ciljev operacije.
49. člen
(dostopnost rezultatov)
Rezultati preverjanj morajo biti v IS OU e-MA2 dostopni vsem osebam oziroma organom, ki so vključeni v izvajanje EKP pri konkretnem izplačilu ter nadzornim in kontrolnim organom (PT, OU, organ za računovodenje, revizijski organ, računsko sodišče RS, EK (generalni direktorati), Evropsko računsko sodišče,..).
50. člen
(hramba in vpogled v dokumentacijo)
Vsi dokumenti glede izvedenih preverjanj, ki so potrebni za zagotovitev ustrezne revizijske sledi, se morajo ustrezno hraniti.
Hramba opravljenih upravljalnih preverjanj mora vsebovati najmanj:
- kontrolni list o opravljenem AP ali PKS, ZZI s spremljajočo dokumentacijo,
- začasno poročilo o izvedenem PKS,
- odziv upravičenca na začasno poročilo (v kolikor ga je upravičenec poslal),
- končno poročilo o izvedenem PKS,
- dokazila o odpravljenih nepravilnostih.
XI. AKTIVNOSTI AGENCIJE
51. člen
(komunikacija agencije s prejemniki)
O obveznostih prejemnikov agencija redno komunicira s prejemniki z namenom njihove obveščenosti o njihovih pravicah in dolžnostih. Del redne komunikacije agencije s prejemniki je tudi objava teh pravil oziroma njihovih sprememb, novice o njih ter morebitnih spremembah na spletni strani agencije.
52. člen
(usposabljanje prejemnikov)
Agencija najmanj enkrat, praviloma ob podpisu pogodbe o sofinanciranju operacije, izvede usposabljanje prejemnikov na področju namenske porabe sredstev.
53. člen
(zagotavljanje javnosti dela s področja nadzora nad namensko porabo sredstev)
Agencija zagotavlja javnost svojega dela z objavami na svoji spletni strani:
- letnih poročil o delu,
- poročil o izvedenem spremljanju in nadzoru nad namensko porabo sredstev ter sprejetih ukrepih,
- pomembnejših mnenj o vprašanjih s področja nadzora nad namensko porabo sredstev.
54. člen
(skrbnik procesa)
Za izvajanje postopkov, ki jih opredeljujejo ta pravila, direktor agencije s sklepom imenuje skrbnika procesa.
Skrbnik je zadolžen za:
- spremljanje izvrševanja določb teh pravil,
- pripravo predloga letnega plana rednih nadzorov (do 15. 3. tekočega leta),
- začetek izvedbe postopkov oz. izbora zunanjih izvajalcev,
- tekoče spremljanje realizacije letnega plana,
- zagotavljanje javnosti dela s področja nadzora nad namensko porabo sredstev skladno s prejšnjim členom,
- hrambo poročil o izvedenih nadzorih,
- pripravo poročila o realizaciji plana rednih nadzorov in izvedenih izrednih nadzorih za preteklo leto (do 15. 1. tekočega leta).
XII. KONČNI DOLOČBI
55. člen
(nevtralna slovnična oblika)
V teh pravilih uporabljeni izrazi, zapisani v moški slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni za moške
in ženske.
56. člen
(objava in začetek veljavnosti)
Ta pravila se objavijo na spletni strani agencije in začnejo veljati naslednji dan po objavi.
Tjaša Dobnik,
direktorica
Številka: 007-16/2026-1
Datum: 22. 9. 2026