Na podlagi 31. člena Statuta Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, št. 007-18/2022-1 z dne 27. 10. 2022, je Znanstveni svet Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije na 53. seji dne 5. 12. 2022 sprejel

Poslovnik o delu Znanstvenega sveta Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina poslovnika)

S tem poslovnikom se ureja organizacija, način in postopek dela Znanstvenega sveta Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ZSA).

2. člen

(splošna slovnična oblika)

V tem poslovniku uporabljeni izrazi, ki se nanašajo na osebe in so zapisani v moški slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni za ženski in moški spol.

3. člen

(javnost dela)

Delo ZSA je javno.

O delu ZSA in o sprejetih sklepih obvešča javnost predsednik ZSA, po pooblastilu predsednika ZSA pa tudi druga oseba, ki jo le ta pooblasti.

4. člen

(upoštevanje nasprotja interesov)

Člani ZSA so se dolžni pri svojem delu izogibati dejanskemu ali možnemu nasprotju interesov v skladu z zakonom, ki ureja preprečevanje in odpravljanje nasprotja interesov in s splošnim aktom ARRS, ki ureja strokovna telesa agencije.

Smiselno enako, kot je določeno v prejšnjem odstavku za člane ZSA, velja za vse, ki sodelujejo pri delu ZSA.

5. člen

(zaupnost dokumentov)

Član ZSA je dolžan dokumente, ki nastanejo pri delu ZSA oziroma se z njimi seznani v okviru dela ZSA, uporabljati kot interne dokumente, kar pomeni, da jih ne sme reproducirati ali dovoliti drugačnega razširjanja nepooblaščenim osebam.

Enako, kot je določeno v prejšnjem odstavku za člane ZSA, velja za vse, ki sodelujejo pri delu ZSA.

II. ORGANIZACIJA ZSA

6. člen

(pristojnosti)

ZSA opravlja naloge znotraj svojih pristojnosti, ki jih ima po zakonu, ki ureja znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost, aktu o ustanovitvi ARRS in statutu ARRS.

Svoje naloge ZSA izvršuje na sejah ter z analizami in pripravo gradiv za seje.

Seje ZSA lahko potekajo v fizični obliki ali preko videokonferenčnega sistema. Korespondenčna – dopisna seja poteka preko elektronske pošte.

ZSA sprejme plan sej za tekoče leto.

7. člen

(imenovanje)

Člane in predsednika ZSA imenuje Vlada Republike Slovenije na predlog Razvojnega sveta Republike Slovenije.

Namestnika predsednika izvolijo člani ZSA med seboj z večino glasov vseh članov ZSA.

8. člen

(predsednik ZSA)

Predsednik ZSA:

• predlaga dnevni red ZSA,
• sklicuje in vodi seje ZSA,
• podpisuje zapisnike ZSA in sklepe ZSA,
• seznanja člane ZSA o pobudah, predlogih, informacijah in stališčih, ki se nanašajo na delo ZSA in
• predstavlja ZSA v javnosti in zastopa njihova stališča in skrbi za uresničevanje sklepov.

9. člen

(člani ZSA)

Člani ZSA so se dolžni udeleževati sej in sodelovati pri delu ZSA. V primeru, da se iz objektivnih razlogov seje ne morejo udeležiti, morajo svojo odsotnost najkasneje tri dni pred sejo pisno sporočiti predsedniku ZSA (velja tudi sporočilo po elektronski pošti).

Člani ZSA imajo pravico, da:

• so v skladu z določbami tega poslovnika obveščeni o predlogu dnevnega reda seje,
• dajejo predloge za spremembe in dopolnitve dnevnega reda,
• za zadeve, ki so na dnevnem redu, prejmejo ustrezno gradivo,
• jim je omogočen vpogled v celotno dokumentacijo ZSA (z upoštevanjem zakonskega varovanja podatkov),
• so obveščeni o izvrševanju sklepov ZSA.

Naloge članov ZSA:

• poročajo, razpravljajo in na predlog predsednika odločajo na sejah ZSA o posameznih vprašanjih iz pristojnosti ZSA,
• predlagajo obravnavo posameznih vprašanj iz pristojnosti ZSA,
• sodelujejo pri delu stalnih in občasnih telesih, ki jih imenuje ARRS,
• opravljajo druge naloge, ki jih določi ZSA.

Člani ZSA prejemajo vse publikacije, informacije in poročila, ki jih izdaja oziroma pripravlja ARRS.

III. NAČIN IN POSTOPEK DELA ZSA

10. člen

(sklic seje)

Predsednik ZSA skliče sejo na:

• lastno pobudo,
• pobudo najmanj dveh članov ZSA,
• predlog direktorja ARRS ali
• na predlog upravnega odbora ARRS oziroma predsednika upravnega odbora ARRS.

11. člen

(rok sklica seje)

Vabilo na sejo ZSA, v katerem so predlagani dnevni red, čas in kraj seje, ki mu je priloženo gradivo v elektronski obliki, pošlje predsednik ZSA članom in drugim vabljenim najmanj 4 dni pred sejo po elektronski pošti, praviloma tako, da sta v štiridnevni rok vključena sobota in nedelja.

Če je treba sejo ZSA sklicati v krajšem roku, kakor je določeno v prejšnjem odstavku, morajo biti razlogi obrazloženi v vabilu.

Za vsako točko dnevnega reda, razen če gre za informacijo, mora biti vabilu priloženo gradivo. Le izjemoma se, s soglasjem predsednika ZSA, gradivo lahko predloži na sami seji ZSA.

12. člen

(sklepčnost seje)

Za nemoteno delo ZSA je potrebna prisotnost vseh članov ZSA. ZSA lahko formalno veljavno sklepa, če so na seji navzoči najmanj štirje člani ZSA, pri čemer se za navzočnost na seji šteje tudi komunikacijska povezava na način, ki omogoča ugotovitev identitete člana.

V primeru nepopolne sestave članov ZSA, ko članstvo posameznega člana ZSA preneha, lahko ZSA, za čas do imenovanja nadomestnega člana ZSA, formalno veljavno sklepa, če so na seji navzoči najmanj trije člani.

Sklepčnost ugotovi predsednik ZSA, nato predsednik ZSA ugotovi, kdo od članov ZSA je navzoč na seji in kdo od vabljenih, poleg članov ZSA, je še navzoč na seji.

Če ZSA ni sklepčen, se seja ne začne in jo je treba ponovno sklicati.

13. člen

(korespondenčna – dopisna seja ZSA)

V nujnih primerih, ko je treba sprejeti odločitev v krajšem času, kot je mogoče sklicati sejo ZSA, oziroma v primerih, ko ni možno zagotoviti navzočnosti članov na sami seji, lahko predsednik ZSA izvede korespondenčno - dopisno sejo, če temu ne nasprotuje noben član ZSA.

Gradivo za dopisno sejo se pošlje vsem članom ZSA po elektronski pošti.

Člani ZSA odločajo o posameznem vprašanju na dopisni seji na elektronski glasovnici, kjer je naveden predlagani sklep ter besedi »ZA« in »PROTI«. Obvezna sestavina glasovnice so poleg navedenega sklepa še datum in ura sklica seje, sklep, kjer se z besedilom »ZA« in »PROTI« odloča o pristanku k sklicu dopisne seje ter rubrika, v kateri lahko člani podajo morebitne pripombe.

Član ZSA glasuje po elektronski pošti, pri čemer mora elektronsko sporočilo, ki pomeni njegovo glasovanje, poslati iz elektronskega naslova, ki ga je tajništvu ARRS sporočil kot svoj elektronski naslov.

Član ZSA glasuje tako, da pri vsakem sklepu označi glede na svojo opredelitev besedo »ZA« ali »PROTI«. Glasovnico najkasneje v roku 36 ur od sklica seje (v rok se ne vštevajo dela prosti dnevi in prazniki) pošlje na določen elektronski naslov ARRS. V izjemnih primerih, ki jih določi predsednik ZSA, je rok lahko krajši. Sklep je sprejet na dopisni seji, če je sprejet sklep o sklicu dopisne seje in podredno, če je za predlagani sklep glasovala večina članov.

O korespondenčni - dopisni seji se sestavi zapisnik, v katerem se navede vzrok za sklic seje, dnevni red seje, postavljeno vprašanje oziroma predlog sklepa, izid glasovanja ter morebitne pripombe članov. Zapisnik se praviloma potrdi na naslednji seji ZSA.

14. člen

(vabljeni na sejo)

Na sejo ZSA sta vabljena direktor ARRS in predsednik upravnega odbora ARRS, ki se mu posreduje tudi vsa gradiva seje.

Predsednik ZSA lahko povabi na sejo ZSA zunanje strokovnjake, predstavnike institucij s področja znanstvenoraziskovalne dejavnosti in predstavnike sredstev javnega obveščanja.

15. člen

(dnevi red seje)

Predsednik ZSA predlaga dnevni red seje, ki je naveden v vabilu na sejo in morebitne spremembe ali dopolnitve tega dnevnega reda. Spremembe ali dopolnitev predloga dnevnega reda lahko predlaga in utemelji tudi vsak drug član ZSA.

Na dnevnem redu vsake seje ZSA mora biti posebna točka za potrditev zapisnika prejšnje seje.

ZSA o dnevnem redu odloči z glasovanjem.

16. člen

(potek seje)

Predsednik ZSA vodi sejo ZSA po sprejetih točkah dnevnega reda. Najprej da besedo poročevalcu, če je potrebna uvodna obrazložitev, nato pa članom, ki želijo razpravljati. Razpravljajo lahko tudi drugi udeleženci seje, če jim to dovoli ali jih k temu povabi predsednik ZSA. Predsednik ZSA daje besedo razpravljavcem po vrstnem redu prijav in ob tem upošteva njihove zahteve po odgovoru. Mimo vrstnega reda lahko dobi besedo poročevalec, če je potrebna dopolnitev obrazložitve ali dodatno pojasnilo.

Razprava o posamezni točki dnevnega reda traja, dokler člani ZSA želijo razpravljati.

Če predsednik ZSA ugotovi, da je zadeva dovolj pojasnjena, razpravo konča in predlaga sprejem ustreznega sklepa ali druge odločitve. Če predsednik ZSA ali ZSA ugotovi, da zadeva ni dovolj pojasnjena, jo vrne predlagatelju v dopolnitev in določi rok ponovne predložitve na sejo ZSA.

17. člen

(oblikovanje sklepa)

Sklep ali drugo odločitev predlaga predsednik ZSA pri vsaki točki dnevnega reda posebej. Predlog sklepa ali predlog druge odločitve ZSA mora biti nedvoumno oziroma razumljivo oblikovan. Člani ZSA lahko predlagajo spremembo ali dopolnitev sklepa ali druge odločitve.

Če je več predlaganih sklepov v isti zadevi, se glasuje o vsakem predlogu sklepa posebej. V primeru, da nobeden izmed predlogov ne dobi zadostne večine, se glasovanje ponovi, med tistima predlogoma, ki sta dobila največ glasov. Če tudi pri ponovnem glasovanju nobeden izmed predlogov ne dobi potrebne večine, se šteje, da ZSA o zadevi ni odločil in sklep ni sprejet. V takem primeru ZSA opredeli postopek za nadaljnje aktivnosti pri pripravi rešitve odprtega vprašanja.

18. člen

(sprejemanje sklepov)

ZSA praviloma odloča s soglasjem članov.

Če soglasja ni mogoče doseči, ZSA odloči o sklepu ali drugi odločitvi z glasovanjem vseh navzočih članov ZSA. Sklep ali druga odločitev ZSA je sprejeta, če zanjo glasujejo najmanj štirje člani ZSA. V primeru nepopolne sestave članov ZSA, ko članstvo posameznega člana ZSA preneha, je za čas do imenovanja nadomestnega člana ZSA, sklep ali druga odločitev sprejeta, če zanjo glasujejo najmanj trije člani ZSA.

Član ZSA, ki se s predlaganim sklepom ne strinja, lahko poda ločeno mnenje, ki se ga mora na njegovo zahtevo zapisati v zapisnik.

Na seji, sklicani kakor je določeno v prvem odstavku 13. člena tega poslovnika (korespondenčna -dopisna seja), je sklep ali druga odločitev ZSA sprejeta, če za njen sprejem glasujejo štirje člani ZSA.

19. člen

(način glasovanja)

Člani ZSA glasujejo o sklepih ali drugih odločitvah praviloma z dvigom rok. Pri tem predsednik ZSA ugotovi, kdo je »ZA«, kdo je »PROTI« in kdo se glasovanja vzdrži.

ZSA lahko odloči, da se o posameznem sklepu izvede poimensko glasovanje. Vsak član ZSA ima pravico, da pojasni razloge za svojo odločitev pri glasovanju.

20. člen

(odpravek sklepa)

Sklepe ali druge odločitve ZSA podpisuje predsednik ZSA, v njegovi odsotnosti pa njegov namestnik oziroma oseba, ki jo predsednik ZSA pooblasti.

Sprejete sklepe, ki jih je treba izvršiti takoj in so na seji sprejeti v predloženi obliki, predsednik ZSA ali njegov namestnik lahko podpiše pred potrditvijo celotnega zapisnika.

21. člen

(zapisnik seje)

O delu na seji ZSA se piše zapisnik.

Zapisnik seje mora vsebovati:

• zaporedno številko seje,
• datum, uro začetka in konca seje ter podatke o morebitni prekinitvi in nadaljevanju seje,
• kraj seje,
• ime in priimek prisotnih,
• ime in priimek navzočih članov ZSA preko komunikacijske povezave,
• kdo je sejo vodil,
• podatke o sklepčnosti seje,
• dnevni red z navedbo vseh morebitnih sprememb in dopolnitev, ki so bile sprejete,
• navedbo poročevalcev k posameznim točkam dnevnega reda in vseh razpravljavcev,
• sprejete sklepe oziroma odločitve z opredelitvijo večine, s katero so bili sprejeti oziroma zapis, da določen sklep ni bil sprejet ali pa o zadevi ni bilo odločeno,
• izjave, katere člani ZSA izrecno zahtevajo, da se vpišejo v zapisnik.

Zapisnik piše zapisnikar, ki ga določi direktor ARRS izmed strokovnih sodelavcev ARRS.

Zapisnik podpišeta predsednik ZSA oziroma njegov namestnik in zapisnikar.

Predlog zapisnika prejmejo člani ZSA praviloma v petih delovnih dneh po seji. Morebitne pripombe pošljejo pisno v petih dneh od prejema predloga zapisnika.

Zapisnik ZSA praviloma obravnava na naslednji seji. Prisotni člani ZSA lahko še dodatno podajo dopolnila s pripombami na zapisnik. Zapisnik in morebitne pripombe potrdi ZSA z glasovanjem.

22. člen

(izvrševanje sklepov)

Za izvrševanje sklepov ali drugih odločitev ZSA skrbita predsednik ZSA in direktor ARRS.

23. člen

(zagotavljanje dela)

Strokovne, organizacijske in administrativno-tehnične naloge za ZSA opravlja kabinet direktorja ARRS.

24. člen

(shranjevanje dokumentacije)

Gradiva, ki se obravnavajo na sejah ZSA, zapisnike in druge dokumente ZSA, hrani kabinet direktorja ARRS.

25. člen

(potrjevanje odpravkov pisnih sklepov)

Za potrjevanje verodostojnosti sklepov in drugih dokumentov s področja dela ZSA se v skladu s statutom ARRS uporablja veliki okrogli žig agencije.

26. člen

(plačilo za delo)

Člani ZSA so za izvedbo svojih nalog upravičeni do plačila v skladu s splošnim aktom ARRS, ki ureja plačilo za delo ZSA.

27. člen

(spremembe poslovnika)

Vsak član ZSA ima pravico predlagati spremembe in dopolnitve tega poslovnika.

Vse spremembe in dopolnitve tega poslovnika se sprejemajo po enakem postopku, kot je določen za njegov sprejem.

IV. KONČNI DOLOČBI

28. člen

(prenehanje veljavnosti)

Z dnem začetka veljavnosti tega poslovnika preneha veljati Poslovnik o delu Znanstvenega sveta Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, št. 0142-14/2006/1 z dne 8. 12. 2005, št. 014-2/2007-1 z dne 6. 4. 2007, št. 007-12/2013-1 z dne 30. 9. 2013, št. 007-6/2015-2 z dne 13. 8. 2015, št. 007-6/2015-3 z dne 19. 4. 2017 in št. 007-6/2015-5 z dne 18. 6. 2018.

29. člen

(začetek veljavnosti)

Ta poslovnik začne veljati naslednji dan po objavi na spletni strani ARRS.

Številka: 007-23/2022-1
Datum: 5. 12. 2022

Prof. dr. Peter Križan,
predsednik Znanstvenega sveta agencije