V veljavi od 02.11.2011.
Prejšnja objava: v
veljavi do 01.11.2011
Na podlagi Akta o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v
Javni agenciji za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, št. 007-15/2009-1
z dne 17. 6. 2009 in nasl. in
Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike
Slovenije (Ur. l. RS, št. 123/03, 105/10) ter v zvezi z Zakonom o javnem
naročanju (Uradni list RS, št. 128/06, 16/08, 19/10, 18/11; v nadaljnjem
besedilu: ZJN-2) izdaja direktor Javne agencije za raziskovalno dejavnost
Republike Slovenije
Navodilo o oddaji javnih naročil - v veljavi do 24.03.2015
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
To navodilo ureja način oddaje javnih naročil v Javni agenciji za
raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v nadaljevanju: ARRS), za katere ne
velja obveznost javne objave (v nadaljevanju: naročilo), podpisovanje in
parafiranje dokumentov v postopkih oddaje naročil ter vodenje evidence o oddaji
naročil v ARRS.
2. člen
(1) Naročila, ki so predmet urejanja teh navodil, so naročila, katerih
vrednost je brez DDV:
- v primeru naročanja blaga in storitev nižja od 20.000 EUR,
- v primeru naročanja gradenj nižja od 40.000 EUR.
(2) Za oddajo naročil po tem navodilu se ne uporabljajo določbe ZJN-2.
Postopek se vodi v skladu s tem navodilom in temeljnimi načeli javnega
naročanja.
(3) V primeru, da se kadarkoli v postopku ugotovi, da vrednost naročila
presega mejno vrednost iz tega navodila, mora ARRS javno naročanje prekiniti in
začeti nov postopek, skladno z določbami ZJN-2.
3. člen
(1) V postopku oddaje naročila se cena oziroma kakovost predmeta naročila
preverjata s poizvedovanjem oziroma zbiranjem ponudb, lahko tudi z raziskavo
tržišča ali na drug ustrezen način.
(2) Merilo za izbor ponudbe je:
- najnižja cena ali
- ekonomsko najugodnejša ponudba.
(3) Merilo najnižja cena pomeni, da je ob izpolnjevanju vseh zahtevanih
pogojev, edino merilo za oddajo naročila le najnižja cena.
(4) Ekonomsko najugodnejša ponudba je ponudba, ki ustreza različnim merilom,
odvisno od predmeta naročila. Merila so lahko npr. datum dobave ali zaključka
del, tekoči stroški, stroškovna učinkovitost, kakovost, estetske in funkcionalne
lastnosti, tehnične prednosti, poprodajne storitve in tehnična pomoč,
garancijska doba, obveznosti v zvezi z rezervnimi deli, pogarancijsko
vzdrževanje, ugodnejši plačilni pogoji, reference ponudnika, cena in podobno.
(5) Pri izboru ponudbe z uporabo merila ekonomsko najugodnejše ponudbe je
treba navesti, opisati in ovrednotiti merila po vrstnem redu od najpomembnejšega
do najmanj pomembnega.
4. člen
(1) Za izbiro izvajalca izobraževanja in usposabljanja uslužbencev ARRS je
kriterij za izbiro oziroma oddajo naročila ustreznost programa usposabljanja,
lokacija, termin.
(2) Kriterij ustreznosti predmeta naročila je kriterij izbire tudi v primeru
nabave knjig, literature, publikacij in drugih podobnih nabav ter v primeru
naročil pod vrednostjo 2.000 eurov brez DDV.
(3) Predlogu za izdajo naročilnice se priloži kopija prijavnice, naročilnica,
pogodba ali drug ustrezen dokument.
5. člen
V postopkih oddaje naročil po tem navodilu se ARRS s ponudniki lahko pogaja,
pri čemer mora v pogajanja vključiti vse, ki so oddali svojo ponudbo.
6. člen
V pogodbah, ki se sklepajo za več let, je mogoče določiti valorizacijo
denarnih obveznosti le v primerih in pod pogoji, določenimi s predpisi o
valorizaciji denarnih obveznosti.
II. RAZMEJITEV PRISTOJNOSTI
7. člen
(1) Naročila se izvajajo v naslednjih organizacijskih enotah:
- Služba za splošne zadeve – naročila s področja splošnih zadev in druga
naročila, za katere s tem navodilom ni pooblaščena druga notranja
organizacijska enota,
- Služba za informatiko – naročila s področja informatike in
komunikacijske tehnologije,
- Sektor za mednarodno sodelovanje – naročila letalskih prevozov in
hotelskih storitev za potrebe sektorja,
- Kabinet direktorja – naročila letalskih prevozov in hotelskih storitev,
razen za potrebe sektorja za mednarodno sodelovanje ter "reprezentanca" za
kabinet direktorja (poslovna darila, poslovna kosila ipd.)
(2) Direktor s pisnim sklepom določi osebe, odgovorne za izvedbo postopka
naročila in njihove namestnike.
8. člen
(1) Naloge osebe, odgovorne za izvedbo postopka naročila:
- pravilna in smotrna izvedba postopka,
- opredelitev predmeta naročila,
- določitev ocenjene vrednosti predmeta naročila (preverjanje cene ali
najugodnejše ponudbe),
- priprava razpisne dokumentacije, če je ta glede na predmet in vrsto
naročila potrebna,
- vodenje dokumentacije o naročilu,
- posredovanje fotokopije naročilnice Finančno-računovodski službi in
- druge naloge, potrebne za pravilnost izvedbe naročila (prevzem blaga,
potrjevanje računov, sodelovanje s ponudnikom ipd.).
(2) Pri pripravi razpisne dokumentacije, ki se nanaša na vrsto, tehnične
značilnosti, kakovost, količino ter opis blaga, storitev ali gradenj, tehnične
in vsebinske ter druge pogoje naročila, sodeluje z osebo, odgovorno za izvedbo
postopka naročila po potrebi tudi javni uslužbenec notranje organizacijske
enote, ki je pobudnik postopka javnega naročanja.
(3) Za naročila, za katere se sklene pogodba, se določi skrbnik pogodbe.
Skrbnik pogodbe pripravi oziroma sodeluje pri pripravi osnutka pogodbe in
aneksov k pogodbi ter je odgovoren za izpolnjevanje in nadzor nad izpolnjevanjem
oddanega naročila (naročanje dobav, potrjevanje računov, sodelovanje s
sopogodbenikom ipd.). Skrbnik pogodbe mora sklenjeno pogodbo posredovati
Finančno-računovodski službi.
III. POSTOPEK ODDAJE NAROČILA
9. člen
(1) Pri izvajanju postopkov naročil se uporablja poseben računalniški program
(v nadaljevanju: iNAR).
10. člen
(1) Postopek javnega naročanja se začne s pobudo. V pobudi se navede predmet
naročila in označi vrsto naročila (blago, storitev, gradnja), ocenjeno vrednost
naročila ter utemelji potrebnost predmeta naročila. V pobudi se lahko navede
tudi specifikacijo naročila.
(2) Pobudnik posreduje pobudo v obliki e-sporočila pristojni osebi v notranji
organizacijski enoti, ki v iNAR, po predhodni pridobitvi zaporedne številke
naročila (EPP številka), izpolni obrazec "Pobuda" in ga posreduje v potrditev
vodji notranje organizacijske enote.
(3) Vodja notranje organizacijske enote potrdi ali zavrne pobudo glede na
oceno o potrebah ARRS po predmetu naročila in je odgovoren za utemeljenost
pobude.
(4) V primeru potrditve pobude, vodja notranje organizacijske enote na pobudi
opredeli osebo, odgovorno za izvedbo postopka naročila, v skladu z drugim
odstavkom 7. člena tega navodila.
(5) Potrditev pobude in določitev osebe, odgovorne za izvedbo postopka
naročila, iNAR izpiše na predlogu za izdajo naročilnice oziroma na predlogu za
sklenitev pogodbe (v nadaljevanju: predlog za izdajo naročilnice/sklenitev
pogodbe) v obliki priloge "Priloga: Informacija o pobudi" in se šteje kot
parafiranje pobude.
11. člen
(1) Na podlagi potrjene pobude oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila
izvede postopek izbire v skladu z določili teh navodil in pripravi predlog za
izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe.
(2) Predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe vsebuje:
- zaporedno
številko naročila,
- notranjo organizacijsko enoto, ki predlaga izdajo
naročilnice/sklenitev pogodbe,
- predmet naročila,
- ocenjeno vrednost naročila
brez DDV in z DDV,
- opredelitev konta v finančnem načrtu, na katerem so
zagotovljena sredstva za izvedbo naročila,
- navedbo izbranega ponudnika in
drugo.
12. člen
(1) Oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila, pošlje predlog za izdajo
naročilnice/sklenitev pogodbe v potrditev:
- Finančno-računovodski službi, ki
potrdi da so in na katerem kontu so zagotovljena sredstva za izvedbo
predlaganega naročila,
- osebi, odgovorni za izvedbo postopka naročila v Službi
za splošne zadeve, če naročila ne izvaja Služba za splošne zadeve.
(2) Potrditev iz prejšnjega odstavka se izvede elektronsko. Potrditev izpiše
iNAR na predlogu za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe kot "Pregled vloge" z
imeni in priimki oseb in datumom pregleda in se šteje kot parafiranje predloga
za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe.
(3) Predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe podpiše direktor ARRS ali
po pooblastilu vodja NOE iz prvega odstavka 7. člena, v kateri se izvaja
naročilo. Če se nabava blaga ali storitev nanaša na potrebe direktorja, predlog
za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe podpiše namestnik direktorja.
13. člen
(1) Potrjen predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe je podlaga za
izdajo naročilnice oziroma za sklenitev pogodbe.
(2) Oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila, mora na pogodbi pridobiti
parafe naslednjih oseb:
- osebe, odgovorne za izvedbo postopka naročila,
- skrbnika pogodbe,
- finančnega delavca, pooblaščenega s strani vodje NOE za
finance in računovodstvo,
- univerzitetnega diplomiranega pravnika,
- vodje NOE,
v kateri se izvaja naročilo, če podpisuje pogodbo direktor.
(3) Naročilnico oziroma pogodbo podpiše direktor ali po pooblastilu vodja NOE
iz prvega odstavka 7. člena, v kateri se izvaja naročilo. Če se nabava blaga ali
storitev nanaša na potrebe direktorja, naročilnico oziroma pogodbo podpiše
namestnik direktorja.
(4) Vzorec za parafiranje pogodbe je priloga št. 1 tega navodila.
14. člen
(1) Zgornja meja za uporabo naročilnice je 10.000,00 EUR brez DDV, nad to
vrednostjo pa se sklepa pogodba. Pogodba se sklene tudi za naročila, katerih
vrednost je nižja od 10.000,00 EUR, če gre za kompleksnejša ali dalj časa
trajajoča poslovna razmerja.
(2) Oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila, preveri ceno, kvaliteto,
roke dobave in podobno po telefonu, preko interneta ali na drug ustrezen način.
V primeru telefonskega preverjanja mora biti narejen uradni zaznamek o imenu
ponudnika, njegovi telefonski številki in ponudbeni ceni. V primeru pridobitve
ponudbe na drug način, mora biti ponudba priložena v pridobljeni obliki (faks,
elektronska pošta, internetna stran, katalogi ipd.). Ponudbe se lahko pridobijo
tudi na podlagi povabila k oddaji ponudbe.
(3) V primeru večkratnega (sukcesivnega) naročanja blaga in storitev se lahko
izda naročilnica tudi za določeno obdobje.
(4) V primeru, ko se ponudbe pridobijo na podlagi povabila k oddaji ponudbe,
oseba, odgovorna za izvedbo postopka, pripravi razpisno dokumentacijo, ki
pravilom obsega:
- povabilo k oddaji ponudbe (Rdok1),
- ponudbo (Rdok 2),
- predračun (Rdok 3, 4 in 5),
- vzorec pogodbe.
(5) Vzorec razpisne dokumentacije iz prejšnjega odstavka so priloge št. 2, 3,
4, 5 in 6 tega navodila.
(6) Vsem ponudnikom, ki so oddali ponudbe se pošlje pred sklenitvijo pogodbe
pisno obvestilo o oddaji naročila.
(7) Povabilo k oddaji ponudbe in obvestilo o oddaji naročila podpiše vodja
NOE iz prvega odstavka 7. člena, v kateri se izvaja naročilo.
(8) Vzorec obvestila o oddaji naročila je priloga št. 7 tega navodila.
III. VODENJE EVIDENCE O ODDAJI NAROČIL
15. člen
(1) Vsako naročilo, ki se izvede v skladu s tem navodilom, se vodi kot
samostojna zadeva. Vsak postopek naročila mora biti dokumentiran tako v iNAR,
kot tudi v tiskani obliki. Vsi v postopku nastali dokumenti morajo biti vloženi
v zadevo naročila.
(2) Služba za splošne zadeve vodi evidenco naročil ločeno za blago, storitve
in gradnje.
(3) Evidenca naročil se vodi s pomočjo iNAR. V vsakem postopku se evidentira
najmanj:
- pobuda za oddajo naročila (v nadaljevanju: pobuda) oziroma
informacija o pobudi,
- predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe,
- pridobljene ponudbe,
- naročilnica oziroma pogodba.
(4) Iz evidence o naročilu mora biti po posamezni vrsti naročila razvidna:
- številka dokumenta naročila in datum,
- predmet naročila,
- vrednost naročila,
- vrsta postopka,
- izbrani ponudnik,
- oseba, odgovorna za izvedbo postopka
naročila,
- številka in datum akta, ki pomeni oddajo naročila,
- trajanje
naročila.
(5) Za obdelavo in posredovanje podatkov iz evidence naročil je pristojna
Služba za splošne zadeve.
(6) NOE za splošne zadeve do desetega v mesecu za predhodni mesec posreduje
direktorju poročilo glede izdanih:
- predlogov za izdajo naročilnice/sklenitev
pogodbe,
- naročilnic in pogodb v postopkih javnega naročanja.
(7) V poročilu se navedejo dokumenti iz prejšnjega odstavka po vsebini
predmeta, vrednosti naročila, NOE, ki je predlagala naročilo in po času izdaje.
(8) NOE za splošne zadeve posreduje direktorju letno poročilo o izdanih
naročilnicah in sklenjenih pogodbah v ARRS, in sicer po elementih iz sedmega
odstavka.
V. KONČNA DOLOČBA
16. člen
Z dnem uveljavitve tega navodila preneha veljati Navodilo o oddaji javnih
naročil brez obveznosti javne objave in vodenju evidenc v postopkih oddajanja
javnih naročil št. 007-19/2007-1 z dne 19. 4. 2007 in nasl.
To navodilo podpiše direktor in začne veljati naslednji dan po objavi na
interni spletni strani ARRS.
Številka: 023-6/2011-1
Datum: 7. november 2011
Dr. Franci Demšar
direktor
Priloga:
|