|
Na podlagi štirinajstega odstavka 9. člena Zakona o zaščiti prijaviteljev
(Uradni list RS, št. 16/23; v nadaljnjem besedilu: ZZPri) in 23. člena Sklepa o
ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost
Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 48/23) je Javna agencija za
znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije sprejela
Pravila za vzpostavitev notranje poti za prijavo po ZZPri
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(vsebina in namen pravil)
(1) S temi pravili se v Javni agenciji za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko
dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ARIS) ureja notranja pot
za prijavo informacij o kršitvah predpisov, ki jih je posameznik pridobil v
svojem delovnem okolju, obravnava informacij o kršitvah predpisov in zaščita
posameznikov, ki prijavijo kršitev (v nadaljnjem besedilu: prijavitelj).
(2) Namen teh pravil je spodbuditi zaposlene, da napake in morebitne kršitve
predpisov sporočijo po notranji poti za prijave, z namenom obravnave in odprave
napak in kršitev, zagotoviti popolnost, celovitost in zaupnost informacij ter
nepooblaščenim osebam ARIS preprečiti dostop do vsebine prijav, podatkov o
prijavitelju in o osebah, ki jih prijava zadeva.
2.člen
(imenovanje zaupnika)
(1) Direktor ARIS s sklepom izmed javnih uslužbencev ARIS imenuje
dva zaupnika za
sprejem in obravnavo prijav.
(2) Zaupnika (v nadaljnjem besedilu: zaupnik) sprejemata
prijave in jih obravnavata v skladu z 11. in 12. členom ZZPri in temi pravili.
3. člen
(evidentiranje
prijave)
(1) Zaupnik prijavo evidentira v program za elektronsko pisarniško poslovanje (v
nadaljnjem besedilu: program EPP) in sicer ločeno od ostalih zadev, brez dostopa
nepooblaščenih oseb do evidence v EPP (do evidence programa EPP lahko dostopa
samo zaupnik), ali v ročno evidenco, ki jo vodi v tabelah po posameznih letih.
(2) Evidenca prejetih prijav vsebuje naslednje podatke:
- številka zadeve;
- datum prejema prijave;
- datum potrditve prejema prijave;
- datum povratne informacije prijavitelju;
- datum poročila vodstvu;
- o prijavitelju, posredniku, povezanih osebah, osebi, ki jo prijava
zadeva in osebah, ki lahko pomagajo pir preiskavi prijavljene kršitve;
- gradivo, ki so ga predložile osebe iz prejšnje alineje;
- gradivo, ki je nastalo v postopku obravnave prijave.
(3) Elektronska prijava s prilogami se hrani v programu EPP, fizična pa v
posebni zaklenjeni omari v pisarni zaupnika. Fizična prijava se glede hrambe in
ravnanja fizično in tehnično obravnava na način, kot da bi šlo za tajni podatek
stopnje interno ali poslovno skrivnost.
(4) Po poteku petih let se iz programa EPP oziroma ročnih evidenc, brišejo
podatki o prijavitelju in povzročitelju ter vsebina prijave, poročilo vodstvu in
evidenčni podatki pa se hranijo 10 let. Po poteku roka hrambe se vsi podatki
uničijo.
II. NOTRANJA PRIJAVA KRŠITEV
4. člen
(notranja prijava kršitve)
(1) Prijavitelj lahko prijavo poda pisno ali ustno. Prijave se podajo
praviloma na obrazcu, ki je Priloga 1 teh pravil, ter se sprejemajo na naslednje
naslove:
- e-pošti na naslov, ki je objavljen na spletni strani ARIS;
- na telefonski številki zaupnika, ki je objavljena na spletni strani
ARIS;
- na naslov Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko
dejavnost Republike Slovenije, Bleiweisova 30, 1000 Ljubljana, s pripisom »v
roke zaupniku«;
- osebno pri zaupniku po predhodnem naročilu po telefonu ali e-pošti.
(2) Kadar prijavitelj prijavo poda ustno (osebno ali po telefonu), se prijava
evidentira z zapisom njene vsebine. Ustna prijava se lahko s soglasjem
prijavitelja tudi posname oziroma se s soglasjem prijavitelja posname klic, če
je prijava podana preko telefona.
(3) V primeru ustne prijave, ki se ne posname, zaupnik izdela natančen zapis
prijave ter ga prijavitelju pošlje v pregled in podpis, če ta to želi in če
opredeli, kam naj se pošlje.
(4) Prijavitelj lahko poda prijavo anonimno ali z navedbo osebnih podatkov, ki
bodo znani samo zaupniku.
(5) Zloraba prijave, ki se stori predvsem na način, da se naklepno poda lažna
prijava oziroma da prijavitelj podaja informacije, za katere ve, da niso
resnične, je prepovedana.
5. člen
(naloge zaupnika in zaščita prijavitelja)
(1) Vsako prejeto prijavo prejme v obravnavno zaupnik in jo evidentira v
evidenco prijav. Zaupnik obravnava prijavo skrbno, zaupno in samostojno ter
pri tem ni vezan na navodila v posamezni zadevi. Zaupnik ne sme razkriti
identitete prijavitelja, razen pod pogoji iz ZZPri.
(2) Zaupnik ima pri delu dostop do gradiva, relevantnega za obravnavo prijave,
zaposleni pa so mu dolžni nuditi pomoč in informacije, potrebne za njegovo delo.
Zaupnik podatke, s katerimi se seznani, uporablja le za namene obravnave prijave
in odprave kršitve.
(3) Zaupnik opravlja naloge, ki jih določata 10. člen ZZPri, vključno s
svetovanjem in pomočjo prijavitelju pred povračilnimi ukrepi, in ta pravila.
(4) Prijavitelj lahko zaprosi zaupnika za pojasnila glede zaščite v primeru
prepovedanih povračilnih ukrepov, kot je določena v 7. poglavju ZZPri.
6. člen
(predhodni preizkus prijave)
(1) Zaupnik prijavo preizkusi tako, da preveri, ali so izpolnjene predpostavke
iz 5. člena ZZPri. V zvezi s tem v roku sedmih dni izpolni kontrolni seznam iz
Priloge 2 tega akta.
(2) Kadar predpostavke niso podane, zaupnik prijave ne obravnava, prijavitelju
pa v sedmih dneh od prejema prijave sporoči, da prijave ne bo sprejel v
obravnavo.
(3) Kadar so podane vse predpostavke, zaupnik prijavitelju v sedmih dneh od
prejema prijave sporoči, da je prijavo sprejel v obravnavo.
(4) Obvestilo iz prejšnjega odstavka se pošlje na naslov oziroma sporoči na
način, ki ga je navedel prijavitelj, tudi če gre za anonimno prijavo. Če zaupnik
sporočilo poda ustno, se to evidentira z zaznamkom v evidenci prijav.
(5) Kadar je že ob sprejemu ustne prijave očitno, da prijave ni mogoče
obravnavati v postopku obravnave notranje prijave, lahko zaupnik prijavitelja
usmeri na ustrezno pot za zunanjo prijavo ali na drug ustrezen postopek. V takem
primeru do prijave, niti do postopka obravnave, ne pride.
7. člen
(obravnava prijave)
(1) Zaupnik prijave obravnava po vrstnem redu prejema.
(2) Zaupnik ima obveznost informiranja prijavitelja glede možnosti notranje ali
zunanje prijave in javnega razkritja ter zaščite pred in v primeru povračilnih
ukrepov.
(3) Zaupnik prijavo pregleda in ugotovi, katera oseba oziroma notranja
organizacijska enota v ARIS je pristojna za odpravo kršitve, na katero se nanaša
prijava. Vodjo pristojne notranje organizacijske enote seznani z opisom
prijavljene kršitve ter svojimi predlogi ukrepov. V obvestilu označi, da gre za
obravnavo prijave po ZZPri, ter določi rok za povratno informacijo glede
izvedenih ali predlaganih ukrepov za odpravo kršitve in zoper kršitelja.
(4) Zaupnik lahko po lastni oceni ali na predlog vodje notranje organizacijske
enote za odpravo kršitve opravi pogovor s prijaviteljem z namenom ugotovitve
okoliščin, pomembnih za opredelitev in odpravo kršitve.
8.člen
(obveščanje prijavitelja )
(1) Zaupnik ob koncu obravnave prijave, najpozneje pa v treh mesecih od prejema
prijave, prijavitelja obvesti o utemeljenosti prijave, predlaganih in izvedenih
ukrepih ter izidu postopka oziroma stanju postopka, če ta še ni končan.
(2) Obvestilo iz prejšnjega odstavka se pošlje na naslov oziroma sporoči na
način, ki ga je navedel prijavitelj, tudi če gre za anonimno prijavo. Če zaupnik
sporočilo poda ustno, se to evidentira z zaznamkom v evidenci prijav.
9. člen
(obvestilo vodstvu)
(1) Zaupnik po podaji povratne informacije prijavitelju oziroma najpozneje v
enem mesecu pripravi poročilo direktorju ARIS. V poročilu opiše prijavljeno
kršitev, predlagane in izvedene ukrepe za njeno odpravo ter oceni tveganje
prihodnjih kršitev. V poročilu ne sme navesti podatkov o prijavitelju ali
kršitelju.
(2) Zaupnik na podlagi pisnega poziva direktorja pripravi poročilo o prijavi že
pred potekom roka iz prejšnjega odstavka.
10. člen
(zunanja prijava v primeru neučinkovitosti notranje prijavne poti)
(1) Prijavitelj lahko poda zunanjo prijavo pristojnemu organu za zunanjo prijavo
iz 14. člena ZZPri, če meni, da notranje prijave ne bi bilo mogoče učinkovito
obravnavati ali da v primeru notranje prijave obstaja tveganje povračilnih
ukrepov.
(2) Prijavitelj lahko kršitev javno razkrije pod pogoji iz ZZPri.
11. člen
(Informiranje zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju
(1) Zaupnik pripravi in posodablja vsebino spletne strani, kjer so objavljene
informacije o načinu uporabe notranjih poti za prijavo in o teh pravilih ter
informacije o postopkih za zunanjo prijavo organom, institucijam, uradom ali
agencijam Evropske unije.
(2) Vsebine se objavijo na spletnih straneh na naslovu http://www.arrs.si/sl/agencija/.
III. LETNO POROČILO
12. člen
(letno poročilo)
(1) Zaupnik do 1. februarja tekočega leta za prejšnje leto
pripravi osnutek statističnega poročila o številu prejetih, anonimnih in
utemeljenih prijav ter o številu obravnavanih povračilnih ukrepov.
(2) Na podlagi osnutka statističnega poročila iz prejšnjega odstavka, ARIS do 1.
marca tekočega leta za prejšnje leto pošlje po elektronskem obrazcu, dostopnem
na spletnih straneh Komisije za preprečevanje korupcije, zahtevane podatke
Komisiji za preprečevanje korupcije, pri čemer navede tudi podatek o zaupniku.
IV. KONČNA DOLOČBA
13. člen
(veljavnost pravil)
(1) Ta pravila sprejme direktor ARIS in začnejo veljati in se uporabljati 23. 5.
2023.
(2) Pravila se objavijo na internem mrežnem pogonu in na spletni strani ARIS.
Št. 007-10/2023-1
Ljubljana, dne 22. 5. 2023
Dr. Špela Stres,
v. d. direktorja ARIS
Priloge:
Priloga 1:
Notranja prijava kršitve predpisa po ZZPri:
Priloga
2:
Kontrolni seznam za predhodni preizkus prijave
|
