Agencija

Interni akti
      

V veljavi od 25.03.2014 do 04.04.2016. Od 05.04.2016 velja dopolnjeno in spremenjeno navodilo.

Prejšnja objava: v veljavi do 24.03.2014
 

Na podlagi Akta o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v Javni agenciji za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, št. 007-15/2009-1 z dne 17. 6. 2009 in nasl. in Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (Ur. l. RS, št. 123/03, 105/10) ter v zvezi z Zakonom o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 128/06, 16/08, 19/10, 18/11; v nadaljnjem besedilu: ZJN-2) izdaja direktor Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije

Navodilo o oddaji javnih naročil - v veljavi do 04.04.2016
 

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

To navodilo ureja način oddaje javnih naročil v Javni agenciji za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v nadaljevanju: ARRS), za katere ne velja obveznost javne objave (v nadaljevanju: naročilo), podpisovanje in parafiranje dokumentov v postopkih oddaje naročil ter vodenje evidence o oddaji naročil v ARRS.

2. člen

(1) Naročila, ki so predmet urejanja teh navodil, so naročila, katerih vrednost je brez DDV:

  • v primeru naročanja blaga in storitev nižja od 20.000 EUR,
  • v primeru naročanja gradenj nižja od 40.000 EUR.

(2) Za oddajo naročil po tem navodilu se ne uporabljajo določbe ZJN-2. Postopek se vodi v skladu s tem navodilom in temeljnimi načeli javnega naročanja.

(3) V primeru, da se kadarkoli v postopku ugotovi, da vrednost naročila presega mejno vrednost iz tega navodila, mora ARRS javno naročanje prekiniti in začeti nov postopek, skladno z določbami ZJN-2.

3. člen

(1) V postopku oddaje naročila se cena oziroma kakovost predmeta naročila preverjata s poizvedovanjem oziroma zbiranjem ponudb, lahko tudi z raziskavo tržišča ali na drug ustrezen način.

(2) Merilo za izbor ponudbe je:

  • najnižja cena ali
  • ekonomsko najugodnejša ponudba.

(3) Merilo najnižja cena pomeni, da je ob izpolnjevanju vseh zahtevanih pogojev, edino merilo za oddajo naročila le najnižja cena.

(4) Ekonomsko najugodnejša ponudba je ponudba, ki ustreza različnim merilom, odvisno od predmeta naročila. Merila so lahko npr. datum dobave ali zaključka del, tekoči stroški, stroškovna učinkovitost, kakovost, estetske in funkcionalne lastnosti, tehnične prednosti, poprodajne storitve in tehnična pomoč, garancijska doba, obveznosti v zvezi z rezervnimi deli, pogarancijsko vzdrževanje, ugodnejši plačilni pogoji, reference ponudnika, cena in podobno.

(5) Pri izboru ponudbe z uporabo merila ekonomsko najugodnejše ponudbe je treba navesti, opisati in ovrednotiti merila po vrstnem redu od najpomembnejšega do najmanj pomembnega.

4. člen

(1) Za izbiro izvajalca izobraževanja in usposabljanja uslužbencev ARRS je kriterij za izbiro oziroma oddajo naročila ustreznost programa usposabljanja, lokacija, termin.

(2) Kriterij ustreznosti predmeta naročila je kriterij izbire tudi v primeru nabave knjig, literature, publikacij in drugih podobnih nabav.

(3) Predlogu za izdajo naročilnice se priloži kopija prijavnice, naročilnica, pogodba ali drug ustrezen dokument.

5. člen

V postopkih oddaje naročil po tem navodilu se ARRS s ponudniki lahko pogaja, pri čemer mora v pogajanja vključiti vse, ki so oddali svojo ponudbo.

6. člen

V pogodbah, ki se sklepajo za več let, je mogoče določiti valorizacijo denarnih obveznosti le v primerih in pod pogoji, določenimi s predpisi o valorizaciji denarnih obveznosti.

II. RAZMEJITEV PRISTOJNOSTI

7. člen

(1) Naročila se izvajajo v naslednjih organizacijskih enotah:

  • Služba za splošne zadeve – naročila s področja splošnih zadev in druga naročila, za katere s tem navodilom ni pooblaščena druga notranja organizacijska enota,
  • Služba za informatiko – naročila s področja informatike in komunikacijske tehnologije,
  • Sektor za mednarodno sodelovanje – naročila letalskih prevozov in hotelskih storitev za potrebe sektorja,
  • Kabinet direktorja – naročila letalskih prevozov in hotelskih storitev, razen za potrebe sektorja za mednarodno sodelovanje, "reprezentanca" (poslovna darila, poslovna kosila ipd.) ter protokolarni prevozi.

(2) Če se naročilo letalskih kart izvaja na podlagi krovnega okvirnega sporazuma in posamičnega okvirnega sporazuma (skupno javno naročilo), se naročilo izvaja v kabinetu direktorja.

(3) Direktor s pisnim sklepom določi osebe, odgovorne za izvedbo postopka naročila in njihove namestnike.

8. člen

(1) Naloge osebe, odgovorne za izvedbo postopka naročila:

  • pravilna in smotrna izvedba postopka, z opredelitvijo meril za izbor ponudbe,
  • opredelitev predmeta naročila,
  • določitev ocenjene vrednosti predmeta naročila (preverjanje cene ali najugodnejše ponudbe),
  • priprava razpisne dokumentacije, če je ta glede na predmet in vrsto naročila potrebna,
  • vodenje dokumentacije o naročilu,
  • posredovanje fotokopije naročilnice Finančno-računovodski službi in
  • druge naloge, potrebne za pravilnost izvedbe naročila (prevzem blaga, potrjevanje računov, sodelovanje s ponudnikom ipd.).

(2) Pri pripravi razpisne dokumentacije, ki se nanaša na vrsto, tehnične značilnosti, kakovost, količino ter opis blaga, storitev ali gradenj, tehnične in vsebinske ter druge pogoje naročila, sodeluje z osebo, odgovorno za izvedbo postopka naročila po potrebi tudi javni uslužbenec notranje organizacijske enote, ki je pobudnik postopka javnega naročanja.

(3) Za naročila, za katere se sklene pogodba, se določi skrbnik pogodbe. Skrbnik pogodbe pripravi oziroma sodeluje pri pripravi osnutka pogodbe in aneksov k pogodbi ter je odgovoren za izpolnjevanje in nadzor nad izpolnjevanjem oddanega naročila (naročanje dobav, potrjevanje računov, sodelovanje s sopogodbenikom ipd.). Skrbnik pogodbe mora sklenjeno pogodbo posredovati Finančno-računovodski službi.

III. NAČIN ODDAJE NAROČILA IN POSTOPEK IZBIRE PONUDNIKA

9. člen

(1) Oddaja naročila po tem navodilu se izvedbe z izdajo naročilnice ali s sklenitvijo pogodbe.

10. člen

(1) Zgornja meja za uporabo naročilnice je 10.000,00 EUR brez DDV, nad to vrednostjo pa se sklepa pogodba. Pogodba se sklene tudi za naročila, katerih vrednost je nižja od 10.000,00 EUR, če gre za kompleksnejša ali dalj časa trajajoča poslovna razmerja.

11. člen

(1) Pri naročilih, ki se oddajo z izdajo naročilnice, izvede odgovorna oseba za izvedbo postopka naročila postopek izbire s poizvedovanjem pri najmanj dveh ponudnikih.

(2) Oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila, preveri ceno, kvaliteto, roke dobave in podobno po telefonu, preko interneta ali na drug ustrezen način. V primeru telefonskega preverjanja mora biti narejen uradni zaznamek o imenu ponudnika, njegovi telefonski številki, o predmetu naročila in o preverjanju (kvaliteta oziroma cena predmeta naročila). V primeru pridobitve ponudbe na drug način, se k uradnemu zaznamku o preverjanju priloži ponudba v pridobljeni obliki (faks, elektronska pošta, internetna stran, katalogi ipd.). Ponudbe se lahko pridobijo tudi na podlagi povabila k oddaji ponudbe.

(3) V primeru večkratnega (sukcesivnega) naročanja blaga in storitev se lahko izda naročilnica tudi za določeno obdobje.

12. člen

(1) Pri naročilih, ki se oddajo s pogodbo, izvede odgovorna oseba za izvedbo postopka naročila postopek izbire na podlagi povabila k oddaji ponudbe, ki ga pošlje najmanj trem potencialnim ponudnikom.

(2) Če se ponudbe pridobijo na podlagi povabila k oddaji ponudbe, oseba, odgovorna za izvedbo postopka, pripravi razpisno dokumentacijo, ki pravilom obsega:

  • povabilo k oddaji ponudbe z izjavo o lastništvu ponudnika (izjava je obvezna za javna naročila, katerih vrednost je večja od 10.000 EUR brez DDV) (Rdok1),
  • ponudbo (Rdok 2),
  • predračun (Rdok 3, 4 in 5),
  • vzorec pogodbe.

(5) Vzorec razpisne dokumentacije iz prejšnjega odstavka so priloge št. 1, 2, 3, 4 in 5 tega navodila.

13. člen

(1) Vsem ponudnikom, ki so oddali ponudbe, se pošlje pred sklenitvijo pogodbe pisno obvestilo o oddaji naročila.

(2) Povabilo k oddaji ponudbe in obvestilo o oddaji naročila podpiše vodja NOE iz prvega odstavka 7. člena, v kateri se izvaja naročilo.

(3) Vzorec obvestila o oddaji naročila je priloga št. 6 tega navodila.

IV. POSTOPEK ODDAJE NAROČILA

14. člen

(1) Pri izvajanju postopkov naročil se uporablja poseben računalniški program (v nadaljevanju: iNAR).

15. člen

(1) Postopek javnega naročanja se začne s pobudo. V pobudi se navede predmet naročila in označi vrsto naročila (blago, storitev, gradnja), ocenjeno vrednost naročila ter utemelji potrebnost predmeta naročila. V pobudi se lahko navede tudi specifikacijo naročila.

(2) Javni uslužbenec posreduje pobudo v obliki e-sporočila pristojni osebi v notranji organizacijski enoti, ki v iNAR, po predhodni pridobitvi zaporedne številke naročila (EPP številka), izpolni obrazec "Pobuda" in ga posreduje v potrditev vodji notranje organizacijske enote.

(3) Vodja notranje organizacijske enote potrdi ali zavrne pobudo glede na oceno o potrebah ARRS po predmetu naročila in je odgovoren za utemeljenost pobude.

(4) V primeru potrditve pobude, vodja notranje organizacijske enote na pobudi opredeli osebo, odgovorno za izvedbo postopka naročila, v skladu z drugim odstavkom 7. člena tega navodila.

(5) Potrditev pobude in določitev osebe, odgovorne za izvedbo postopka naročila, iNAR izpiše na predlogu za izdajo naročilnice oziroma na predlogu za sklenitev pogodbe (v nadaljevanju: predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe) v obliki priloge "Priloga: Informacija o pobudi" in se šteje kot parafiranje pobude.

16. člen

(1) Na podlagi potrjene pobude oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila izvede postopek izbire v skladu z določili teh navodil in pripravi predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe.

(2) Predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe vsebuje:

  • zaporedno številko naročila,
  • notranjo organizacijsko enoto, ki predlaga izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe,
  • predmet naročila,
  • ocenjeno vrednost naročila brez DDV in z DDV,
  • opredelitev konta v finančnem načrtu, na katerem so zagotovljena sredstva za izvedbo naročila,
  • navedbo izbranega ponudnika,
  • merilo za izbor ponudbe z obrazložitvijo in
  • drugo.

17. člen

(1) Oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila, pošlje predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe v potrditev:

  • Finančno-računovodski službi, ki potrdi da so in na katerem kontu so zagotovljena sredstva za izvedbo predlaganega naročila,
  • osebi, odgovorni za izvedbo postopka naročila v Službi za splošne zadeve, če naročila ne izvaja Služba za splošne zadeve.

(2) Potrditev iz prejšnjega odstavka se izvede elektronsko. Potrditev izpiše iNAR na predlogu za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe kot "Pregled predloga" z imeni in priimki oseb in datumom pregleda in se šteje kot parafiranje predloga za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe.

(3) Predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe podpiše direktor ARRS ali po pooblastilu vodja NOE iz prvega odstavka 7. člena, v kateri se izvaja naročilo. Če se nabava blaga ali storitev nanaša na potrebe direktorja, predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe podpiše namestnik direktorja.

18. člen

(1) Potrjen predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe je podlaga za izdajo naročilnice oziroma za sklenitev pogodbe.

(2) Oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila, mora na pogodbi pridobiti parafe naslednjih oseb:

  • osebe, odgovorne za izvedbo postopka naročila,
  • skrbnika pogodbe,
  • finančnega delavca, pooblaščenega s strani vodje NOE za finance in računovodstvo,
  • univerzitetnega diplomiranega pravnika,
  • vodje NOE, v kateri se izvaja naročilo, če podpisuje pogodbo direktor.

(3) Naročilnico oziroma pogodbo podpiše direktor ali po pooblastilu vodja NOE iz prvega odstavka 7. člena, v kateri se izvaja naročilo. Če se nabava blaga ali storitev nanaša na potrebe direktorja, naročilnico oziroma pogodbo podpiše namestnik direktorja.

(4) Vzorec za parafiranje pogodbe je priloga št. 7 tega navodila.

V. VODENJE EVIDENCE O ODDAJI NAROČIL

19. člen

(1) Vsako naročilo, ki se izvede v skladu s tem navodilom, se vodi kot samostojna zadeva. Vsak postopek naročila mora biti dokumentiran tako v iNAR, kot tudi v tiskani obliki. Vsi v postopku nastali dokumenti morajo biti vloženi v zadevo naročila.

(2) Služba za splošne zadeve vodi evidenco naročil ločeno za blago, storitve in gradnje.

(3) Evidenca naročil se vodi s pomočjo iNAR. V vsakem postopku se evidentira najmanj:

  • pobuda za oddajo naročila (v nadaljevanju: pobuda) oziroma informacija o pobudi,
  • predlog za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe,
  • pridobljene ponudbe,
  • naročilnica oziroma pogodba.

(4) Iz evidence o naročilu mora biti po posamezni vrsti naročila razvidna:

  • številka dokumenta naročila in datum,
  • predmet naročila,
  • vrednost naročila,
  • vrsta postopka,
  • izbrani ponudnik,
  • oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila,
  • številka in datum akta, ki pomeni oddajo naročila,
  • trajanje naročila.

(5) Za obdelavo in posredovanje podatkov iz evidence naročil je pristojna Služba za splošne zadeve.

(6) NOE za splošne zadeve do desetega v mesecu za predhodni mesec posreduje direktorju poročilo glede izdanih:

  • predlogov za izdajo naročilnice/sklenitev pogodbe,
  • naročilnic in pogodb v postopkih javnega naročanja, z navedbo ocenjene vrednosti in oddane vrednosti naročila.

(7) V poročilu se navedejo dokumenti iz prejšnjega odstavka po vsebini predmeta, vrednosti naročila, NOE, ki je predlagala naročilo in po času izdaje.

(8) NOE za splošne zadeve posreduje direktorju letno poročilo o izdanih naročilnicah in sklenjenih pogodbah v ARRS, in sicer po elementih iz sedmega odstavka.

VI. KONČNA DOLOČBA

20. člen

Z dnem uveljavitve tega navodila preneha veljati Navodilo o oddaji javnih št. 023-6/2011-1 z dne 7. 11. 2011 in št. 023-6/2011-2 z dne 11. 11. 2013.

To navodilo podpiše direktor in začne veljati naslednji dan po objavi na interni spletni strani ARRS.

 

Številka: 007-5/2014-1
Datum: 24. marec 2014

Dr. Franci Demšar
direktor

Priloga: